În ce situații este necesar să se compună o notă oficială pentru o călătorie de afaceri?
Confirmarea documentelor
În ciuda schimbărilor care au avut loc, ca urmare a eliminării obligației de completare a documentelor de călătorie și a locurilor de muncă, a fost menținută necesitatea unui memorandum. La urma urmei, numai cu ajutorul acestuia un călător poate confirma data / ora sosirii și plecării de la locul de destinație, deoarece biletele nu vor fi disponibile dacă mașina este utilizată.
Confirmarea de la gazdă
Totuși, în paragraful 4 al clauzei 7 din regulamentele menționate mai sus, se precizează că perioada reală a călătoriei de afaceri poate fi confirmată în absența dovezilor de călătorie și de ședere. Acest lucru se poate face cu ajutorul aceleiași note de serviciu sau a altui document care conține marca părții destinatare cu privire la datele de sosire a angajatului la locul de călătorie de afaceri și plecarea de la acesta.
Pe baza celor de mai sus, se poate concluziona că acest memorandum este un document primar important pentru calcularea diurnei pentru un angajat călător, dacă a efectuat o călătorie cu mașina.
Cine și când ar trebui să completeze nota?
La nota de serviciu este necesar să anexați documente care să confirme ruta și condițiile locației angajatului la locul călătoriei de afaceri. În cazul în care astfel de documente au fost pierdute sau lipsite inițial, partea care le primește poate face notele necesare direct în memo.
Pentru a face acest lucru, numele organizației-gazdă, data sosirii / plecării călătorului, trebuie să fie înscris în notă. Această înregistrare trebuie să fie certificată prin semnătura funcționarului cu descifrarea postului și FIO și sigiliul societății (dacă există).
Unde pot găsi un eșantion din memo?
Pentru a fi convenabil pentru a completa notele, compania dezvoltă un șablon universal, în care călătorul trebuie doar să introducă datele reale. Puteți descărca un astfel de eșantion din formularul completat al notei de pe site-ul nostru.
Ce informații se reflectă în memo?
Printre aceste cerințe:
- numele documentului;
- numele companiei-angajator;
- FIO și postul unui angajat detașat;
- data documentului;
- locul și durata călătoriei;
- lista de cereri;
- semnătură cu o copie după numele angajatului.
În plus, deoarece călătoria este efectuată cu mașina, va trebui să specificați marca și numărul de stat.
Companiile își pot dezvolta propriul formular de memo, plasându-l sub forma unui tabel și oferind toate detaliile necesare. Forma documentului poate fi aprobată de poziția locală pe călătoriile de afaceri.
Pe formularul dezvoltat al memoriei, toate câmpurile cunoscute pot fi deja completate, iar călătorul la sosire din călătorie va trebui să completeze numai câmpurile libere ale acestui document și să semneze.
Am nevoie de o notă de service pentru un PI?
Călătorie de afaceri
Cu toate acestea, PI va putea totuși să confirme cheltuielile aferente călătoriei în alt oraș din motive oficiale. În cazul în care inspectoratul fiscal refuză să recunoască cheltuielile aferente perioadei de anchetă asociate călătoriei sale de afaceri într-un alt oraș cu nevoi economice, costurile întreprinderii, întreprinzătorul are dreptul de a contesta această decizie în instanță. După cum arată practica, instanțele se află adesea pe partea oamenilor de afaceri, recunoscând pentru ei dreptul de a reduce baza impozabilă cu suma cheltuielilor de călătorie.
Iar acest lucru înseamnă că PI poate completa și o notă de angajare atunci când efectuează o excursie pe mașina personală (închiriată) și îi atașează toate documentele care confirmă cheltuielile și, de fapt, faptul că este într-o călătorie de afaceri.
Atunci când trimiteți un angajat al unei PA la o călătorie de afaceri, toate documentele, inclusiv o notă oficială, sunt prelucrate în procedura generală.
Trebuie să scriu o notă de birou atunci când trimit un director într-o călătorie de afaceri?
Datorită faptului că directorul companiei este un angajat angajat, el nu este scutit de completarea tuturor documentelor obligatorii pentru documentele detașate. În același timp, nu contează dacă directorul a condus personal o mașină pe o călătorie de afaceri sau a fost condus de un șofer.
Există opinia că directorul poate fi eliberat de obligația de a redacta o notă deoarece el emite și aprobă personal ordinul pentru călătoria sa de afaceri și extensia sa (dacă este cazul). Cu toate acestea, această opinie este eronată, deoarece ordinele nu confirmă călătoria sau durata acesteia.
Astfel, obligația de a întocmi o notă atunci când trimiteți o călătorie de serviciu pe transportul personal sau oficial nu depinde de postul persoanei detașate - să prezentați nota la întoarcere ar trebui să fie atât un angajat obișnuit, cât și șeful organizației.
Un formular unificat pentru o notă nu este furnizat, prin urmare fiecare companie își dezvoltă propriul eșantion al acestui document. În legătură cu faptul că o notă de birou este necesară atunci când se înregistrează cheltuielile pentru o călătorie de afaceri, precum și pentru calcularea alocației zilnice, se aplică cerințele pentru înregistrarea documentelor primare.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: