Verificarea stocului de cărți al bibliotecii. Cum să o organizați?
Verificarea se efectuează în colaborare cu angajatul concediat, precum și în prezența unui angajat al departamentului de achiziție și prelucrare al bibliotecii centrale regionale.
Verificarea fondului - compararea fiecărei unități cu evidențele individuale pentru a determina dacă există lucrări de tipărire și alte materiale în fond.
În cursul auditului, aceștia identifică:
corectitudinea excluderii cărților,
deficiențe în activitatea de conservare a fondului.
identificarea documentelor care trebuie reparate, restaurate și scoase ca fiind învechite, non-core în conținut
Auditul fondurilor facilitează:
restaurarea ordinii în aranjarea cărților pe rafturi,
purificarea fondului din cărți descendente și învechite, literatură dublă și non-core.
dezvăluind atitudinea neglijentă, inatentă, neglijentă față de cont, siguranța și utilizarea fondurilor;
divulgarea cazurilor furate, în cazul în care acestea au avut loc;
prin schimbarea materialului persoanei responsabile (atunci când schimbă directorul bibliotecii sau șeful unei diviziuni structurale în care există fond (sală de lectură, împrumut, ramură, etc.) .;
atunci când dezvăluie fapte de furt, abuz sau deteriorare a documentelor;
în cazul reorganizării sau lichidării unei biblioteci, a unui dezastru natural, a unui incendiu sau a altor situații de urgență cauzate de condiții extreme;
Verificarea colecțiilor de bibliotecă se efectuează printr-una din modalitățile de efectuare a auditului (prin cupoane de control, prin intermediul cărților de inventar) în următorii termeni:
Cele mai valoroase fonduri, stocate în seifuri - anual;
fonduri rare - o dată la trei ani;
fonduri valoroase - o dată la cinci ani;
fonduri ale bibliotecilor de până la 100 mii unități contabile - o dată la cinci ani;
fondurile bibliotecilor de la 100 la 200 de mii de unitati contabile - o data la sapte ani;
fondurile bibliotecilor de la 200 mii la 1 milion de unități contabile - o dată la 10 ani;
Verificarea fondului de bibliotecă sau a unei părți a acesteia atunci când șeful unei biblioteci sau al unei unități structurale care are fonduri de bibliotecă este modificată este egală cu următorul termen al auditului.
Verificarea este finalizată prin elaborarea unui act cu o notă explicativă și o listă a publicațiilor lipsă
Rezultatele inspecției, stabilite în act, sunt luate în considerare de comisia de securitate sau de un alt organism colegial privind fondurile. Pe baza deciziei, actul de retragere este înaintat spre aprobare.
Toate lucrările privind verificarea fondului se desfășoară în trei etape:
1) lucrările pregătitoare;
2) inspecția fondului;
3) rezumarea și documentarea rezultatelor reconcilierii.
Principalele modalități de verificare a fondului în regiunea noastră
Verificarea BF cu cupoane de control.
Verificarea BF cu ajutorul unei cărți de inventar.
Alegerea metodei de verificare depinde de condițiile de lucru ale bibliotecii, de tipul plasamentului și de volumul fondului.
Verificarea BF cu cupoane de control.
Aceasta este cea mai obișnuită metodă de a verifica fondul. Esența sa constă în faptul că pentru fiecare copie a documentului este tipărit un cupon în mărimea jumătății cartii de catalog.
Există două opțiuni pentru verificarea fondurilor cu cupoane de control.
1) cupoanele se fac pe înregistrări contabile și apoi se verifică cu fondul pe rafturi;
După ce a scris cupoane pentru toate fondul disponibile sunt documente scrise emise cupoane pentru cititori (date preluate din formulare cititorului). Pe cărțile, verificate sau biblioteci mobile, cartea trece pe formulare și înregistrări. Pe cărțile, în cititor, într-un caiet cărți de biblioteci mobile si a pus un semn pe inspecție.
Cupoanele de control sunt alocate după numărul de inventar. Verificarea se efectuează prin verificarea cupoanelor de control cu cartea de inventar - o marcă de verificare este plasată împotriva înregistrării. Cartea de inventar este o listă a cărților lipsă.
Cupoanele de control folosite sunt păstrate pentru următoarea verificare în aceeași ordine în care au fost verificate în raport cu documentul contabil.
Fondul Verificarea cu inventarul cărții constă în reconcilierea fiecărei cărți cu o intrare în cartea de inventar. Conformitatea este verificată de către doi angajați: primul - eliminarea de pe rafturi o carte după alta (sau de a lua formularele emise de cărți) și se referă la ele ca numere de inventar. Al doilea - pe aceste numere găsește înregistrări de cărți din inventarul de cărți. Realizați o reconciliere a cărților și a înregistrărilor. Pe cartea a pus un semn pe audit și în cartea de inventar să aplice simbolul ( „căpușă“), în „marca bibliotecii de control“; absența unui simbol indică faptul că cărțile individuale nu se găsesc în fondul sau între .Svedeniya despre edițiile care lipsesc sunt verificate în „carte de catalog de contabilitate notebook-uri de înregistrare“ și un director de contabilitate, prescrie o foaie specială.
Rezultatele inspecției sunt formalizate într-un act de o anumită formă în 3 exemplare. În actul Comisiei de a trage concluzii cu privire la corectitudinea organizării depozitării în fondul de bibliotecă, în măsură să conducă înregistrarea și eliberarea sa, executarea instrucțiunilor și ordinelor în această privință, ceea ce indică o lipsă de copii și costul total al acestora. Comisia transmite directorului CLS documente privind rezultatele auditului. El determină gradul de responsabilitate materială a autorilor și aprobă actul. După aprobarea primului exemplar al certificatului este transmis la achiziție separat, al doilea - departamentul de contabilitate, iar al treilea rămâne în bibliotecă sau biblioteci secțiuni care verifică fond. După aprobarea actului, regula de publicare nedetectate, și datele lor sunt eliminate din directorul și fișierele.
Dacă este necesar, pe directorul de audit CLS emite un ordin, care definește măsurile pentru eliminarea deficiențelor identificate în organizarea contabilității, stocarea și utilizarea fondului, indicând autorii specifice.
Un plan aproximativ pentru verificarea fondului de carte (aproximativ)
Trimiteți-le prietenilor: