Capitolul 13. Pregătirea cazurilor pentru depozitarea în arhivă
Cazurile de depozitare permanentă și temporară (peste 10 ani) care au fost finalizate de către conducerea biroului se află în interval de 1-3 ani la locul formării acestora și apoi sunt supuse transferului la arhivele departamentale ale organizației pentru depozitare. Înainte de transferul în arhivă, fișierele trebuie să fie completate și descrise în formulare contabile speciale (documente de livrare) în conformitate cu cerințele Serviciului Federal de Arhivă.
Cazurile perioadei de depozitare temporară (de până la 10 ani), de regulă, în arhiva departamentală sunt acceptate numai cu permisiunea șefului organizației. Dar chiar și în acest caz, o astfel de prelucrare nu se realizează cu ei, ceea ce se face cu cazurile de perioadă de depozitare permanentă și temporară: ele pot fi stocate în dosarele în care s-a făcut formarea; documentele în cauză nu sunt re-sistematizate; foile nu sunt numerotate; o foaie de martor nu este compilată. Contabilitatea acestor cazuri se efectuează în conformitate cu nomenclatorul cazurilor, nu se întocmesc noi formulare contabile.
Cazurile de depozitare permanentă și temporară (mai mult de 10 ani), precum și confidențiale și în persoană, fac obiectul unei înregistrări complete, care prevede următoarele etape.
1. Re-sistematizarea documentelor în cazul respectiv. Documentele din dosar sunt depuse într-o ordine cronologică directă (prin datele primite și numerele de serie) astfel încât primul document să fie la începutul cazului; Din documente, toate legăturile metalice sunt îndepărtate (pentru a evita rugina).
2. Numerotarea cărților de vizită. Pentru a păstra și fixa ordinea localizării documentelor incluse în dosar, ele sunt numerotate în formă extinsă cu cifre arabe, numerotarea brute în colțul de sus cu un creion sau numărător de grafit negru. Fotografiile, desenele, diagramele și alte documente ilustrate, reprezentând o foaie separată, sunt numerotate pe verso în colțul din stânga sus. Plicurile învelite cu atașamente sunt numerotate după cum urmează: în primul rând, plicul este numerotat, iar fiecare atașare este numărul următor. În cazul unui număr mare de erori în numerotare, ele sunt renumerotate. În acest caz, numerele vechi sunt încrucișate cu o lunetă și un nou număr este plasat în continuare.
4. Întocmirea inscripției verbale a cazului. Acesta este compus dintr-o formă fixă pe oricare stocare de arhivă și este necesară pentru caracteristici de fixare de numerotare, înregistrarea numărului de foi de caz și de inventar intern, caracteristicile de formare a cauzei (prezența foi lipite hârtii, plicuri cu atașamente, ilustrații și așa mai departe.) Este interzisă cantitatea de inscripție de asigurare pe spate documentele și acoperirea cauzei în sine.
Toate modificările ulterioare ale compoziției și stării cazului (daune, înlocuirea originalelor pe copii, informații despre verificarea prezenței și starea cazului, note privind eliberarea cazului pentru utilizare etc.) sunt reflectate în inscripția în scris.
5. Realizarea clarificărilor necesare în detaliile copertei cazului. Specificați numele organizației și subordonarea sa directă pentru perioada de creare a documentelor incluse în dosar, titlul cauzei (volum, parte), termenul limită al documentelor cauzei, numărul de foi în cauză.
6. Legarea sau legarea cazului. Documentele cu privire la termenul de valabilitate permanentă care constituie cazul sunt depuse pe patru punți într-un capac greu, cerințele căruia sunt specificate în GOST 17914-72 "Coperți de depozitare pe termen lung. Tipuri, soiuri, cerințe tehnice. " Dacă organizația are ocazia, ea poate realiza legarea cazului. Toate acestea se fac astfel încât să se asigure că toate documentele, datele, vizele și rezoluțiile pot fi citite în mod liber.
Documentele deosebit de valoroase sunt stocate în dosare solide închise cu trei supape cu curele sau în cutii de carton. Ca regulă, opțiunea de ambalare a documentelor care sosesc pentru stocare este determinată de transportatorul pe care sunt create. Pentru documentele emise pe hârtie în formate standard (așa se păstrează documentele de stocare permanentă și temporară (mai mult de 10 ani) în majoritatea cazurilor), este vorba despre o husă din carton sau un dosar special.
Respectarea regulilor stabilite pentru procesarea cazurilor vizează:
1) asigură securitatea documentelor transferate pentru stocare;
2) să pregătească complet cazuri de depozitare arhivă, deoarece arhiva nu ar trebui să se ocupe de înregistrarea cazurilor; Arhiva adaugă doar un cifru de arhivare pe coperta casetei.
1. În ce perioadă ar trebui închise cazurile în cazul gestionării cazului la locul de formare?
2. Care sunt termenii de păstrare a cazurilor care urmează să fie transferate la arhivele departamentale ale organizației?
3. Ce necesită înregistrarea completă a cazului atunci când se pregătește pentru transferul la arhivele departamentale?
4. În ce cazuri este obligatorie compilarea dosarului intern al cauzei?
5. Ce înseamnă re-sistematizarea documentelor în cauză și de ce se efectuează numai în pregătirea cazului pentru transferul la depozitare?
6. Cum sunt numerotate foile?
7. Este scris întotdeauna o inscripție verbală? Ce include?
8. Cum se păstrează documentul de acoperire permanentă a hârtiei în capacul dur? Faci lucrurile întotdeauna între ele?
9. Cum ar trebui să fie stocate documente speciale?
10. Cu ce scopuri este executarea completă a cazurilor în vederea pregătirii pentru transferul la arhivele organizației?
Citește: Adnotare
Citiți: Introducere
Citiți: Partea 1. Documentație
Citiți: Capitolul 1. Conceptul de documente, moduri de documentare, suporturi de informație și funcții ale documentului. Unificarea și standardizarea documentelor. sisteme de documentare unificate
Citiți: Capitolul 3. Formular-eșantion, rechizite și formulare
Citiți: 3.1. formular-eșantion de document organizatorico-administrativ. informații generale despre detalii
Citiți: 3.2. Formulare de documente
Citiți: 3.3. cerințe privind înregistrarea detaliilor documentelor organizatorice și administrative
Citiți: Capitolul 4. Reguli pentru înregistrarea principalelor tipuri de documente organizatorice și administrative
Citiți: 4.1. documentele organizatorice
Citiți: 4.2. documente administrative
Citiți: 4.3. documente de referință și informații
Citiți: Capitolul 5. Reguli pentru emiterea și emiterea de copii ale documentelor
Citiți: Capitolul 6. Serviciul de asistență pentru gestionarea documentelor. cerințe privind organizarea gestionării documentelor 7. Organizarea primirii, examinării și înregistrării documentelor
Citiți: 7.1. primirea documentelor primite, organizarea livrării documentelor
Citiți: 7.2. organizarea examinării documentelor
Citiți: 7.3. înregistrarea documentelor
Citiți: Capitolul 8. Informații și lucrări de referință
Citiți: Capitolul 9. Controlul executării documentelor
Citiți: Capitolul 10. Organizarea trimiterii documentelor expediate
Citiți: Capitolul 11. Organizarea depozitării operaționale a documentelor
Citiți: 11.1. cerințele privind organizarea stocării documentelor executate în birou. nomenklatura11.2. cerințele pentru formarea cazurilor în munca de birou
Citiți: Capitolul 12. Examinarea valorii documentelor
Citiți: Capitolul 13. Pregătirea cazurilor pentru depozitarea în arhivă
Citiți: Capitolul 14. Concepte de bază ale stocării arhivelor
Citiți: Capitolul 15. Codificarea actelor normative
Citiți: Aplicații
Citiți: Referințe
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: