Afacerea traduce traducerea documentelor în numere și în cloud. Dar unele companii încă mai cred că este prea complicat: termeni nefamiliari, nu este clar cum toate acestea sunt aranjate. "MegaFon" a creat un sistem extrem de simplu și convenabil de gestionare a documentelor electronice.
Un pic de istorie și teorie
În anii '60, organizațiile din Statele Unite și Europa au început să facă schimb de date electronice. Dar circulația electronică a documentelor a fost folosită doar de câteva companii mari care i-au putut permite. La urma urmei, nu existau standarde uniforme pentru schimbul electronic de documente. Până la sfârșitul anilor 1970, nu au vorbit despre o semnătură electronică.
O semnătură electronică este informația în formă electronică care este atașată altor informații în formă electronică (informații care urmează să fie subscrise) sau asociate în alt mod cu aceste informații și care este utilizată pentru a identifica persoana care semnează informațiile.
Algoritmul criptografic pentru crearea semnăturilor digitale primitive a fost dezvoltat în 1977. Și după șapte ani, a aprobat un standard european comun pentru schimbul de date EANCOM (EDI).
Gestionarea documentelor electronice
Din ce în ce mai multe companii automatizează procesele interne de afaceri, implementează sisteme informatice și stochează date în cloud. Documentele electronice se înlocuiesc cu acorduri și acte de hârtie. Legea timpului.
Și dacă, prin optimizarea internă, majoritatea companiilor se confruntă cu mai mult sau mai puțin cu succes, circulația electronică a documentelor cu contrapărți este adesea lacomă.
Gestionarea electronică a documentelor (EDI) este un flux de documente semnificativ din punct de vedere juridic în formă electronică între entitățile juridice și / sau persoane fizice.
Situația tipică: contabilul compilează un act de lucru finalizat în sistemul său contabil, îl imprimă și îl trimite prin curier către contrapartidă. Câteva zile mai târziu, contabilul societății partenere primește și scanează acest document și apoi publică manual postarea în sistemul său contabil. În același timp, ambele părți trebuie să păstreze versiunile pe hârtie ale actului.
Gestionarea electronică a documentelor uneori simplifică și accelerează acest proces.
- Nu trebuie să plătiți curierul sau să plătiți pentru serviciile poștale.
- Lucrul cu documentele electronice este mai rapid și mai convenabil, iar riscul pierderii acestora pe parcurs este zero.
- Nu aveți nevoie să depozitați tone de hârtie în birou.
- Toate documentele se află la o distanță de clic, puteți accesa oricare dintre ele oriunde aveți Internetul.
Cum se configurează EDI
Există două modalități principale de a face schimb de documente electronice: direct și printr-un intermediar.
În primul caz, companiile trebuie să încheie un acord, în care ordinea și condițiile schimbului vor fi descrise în detaliu sau fiecare dintre contractanți trebuie să posede o semnătură electronică calificată. Pentru a obține acest lucru, trebuie să contactați Centrul de Certificare acreditat de Ministerul Comunicațiilor din Rusia.
Cu toate acestea, chiar dacă aveți o semnătură electronică calificată, nu toate documentele pot fi trimise direct, de exemplu prin e-mail. Conform legislației în vigoare, facturile pot fi trimise în format electronic numai în formatul XML aprobat de Serviciul Federal Federal.
Prin urmare, este mult mai convenabil să se stabilească gestionarea documentelor electronice printr-un intermediar. MegaFon a dezvoltat o interfață web pentru formarea, semnarea și schimbul de documente contabile și alte documente între entitățile juridice. Cu ajutorul acestuia, contabilul, managerul sau secretarul dvs. va putea încheia rapid un contract cu un nou partener, va emite o factură către furnizor sau va lua o estimare din partea contractantului.
În același timp, toate documentele vor fi sistematizate și stocate în mod sigur în biroul privat al companiei.
Pentru a utiliza EDI, trebuie să aveți o semnătură electronică calificată.
În cabinetul personal al portalului "Gestionarea documentelor electronice" din "MegaFon" puteți crea noi documente (fără semnare și trimitere) și le puteți încărca pe computerul de lucru.
De asemenea, puteți solicita documente contabile pentru comunicare: facturi, facturi și certificate. Documentele obținute în acest mod sunt semnificative din punct de vedere juridic și nu necesită imprimarea sau duplicarea pe hârtie.
Chiar și un contract de furnizare a serviciilor de comunicații mobile cu "MegaFon" poate fi încheiat de la distanță. Clienții corporativi care au o semnătură electronică nu trebuie neapărat să-și petreacă timpul vizând biroul companiei. Totul se poate face printr-un birou privat. Rapid și, cel mai important, absolut gratuit.
Un alt plus de gestionare a documentelor electronice de la MegaFon este că se integrează cu ușurință cu 1C. Dacă lucrați cu acest sistem contabil, puteți încărca documente direct pe portal de la 1C.
Pentru a începe să utilizați serviciul "Gestionarea documentelor electronice", aveți nevoie de:
- Înregistrați-vă pe portalul corespunzător.
- Conectați o semnătură electronică activă la sistem.
- Completați cererea de aderare la Regulamentul sistemului electronic de gestionare a documentelor.
În primele 14 zile veți putea utiliza pachetul de bază "Promo". Oferă trimiterea gratuită a până la două mii de documente formalizate și până la mii de documente neformalizate. Două săptămâni - un timp suficient pentru a simți toate avantajele fluxului electronic de lucru. După aceasta, puteți alege planul tarifar, pe baza obiectivelor dvs. de afaceri.
Serviciul "Managementul documentelor electronice" economisește bani și timp pentru efectuarea tranzacțiilor și schimbul de documente. Avantajele serviciului vor fi pe deplin apreciate de către agenți, distribuitori, francizați, organizații cu structură de sucursală, precum și companii care intenționează să îmbunătățească eficiența schimbului de documente atât în cadrul organizației, cât și în colaborarea cu partenerii. Cu cât procesele de afaceri sunt mai rapide, cu atât profitul este mai mare. Sunt de acord, e grozav să treci printr-o astfel de decizie.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: