Abilitatea de a revoca mesajele de poștă electronică este una dintre cele mai populare funcții din IBM Lotus Notes și Domino V8. Fiind activat în mod implicit pe server și pe client, această nouă caracteristică vă permite să revocați mesajele de e-mail trimise din greșeală. Acest articol explică modul în care funcția de rechemare a mesajelor funcționează, discută modul de gestionare a acestei funcții și modul de configurare a acesteia, precum și aspecte mai complexe legate de planificare și implementare.
Cum funcționează rechemarea mesajelor: Elementele de bază
Funcția de rechemare a mesajelor este foarte simplă din punctul de vedere al utilizatorului. Trebuie doar să deschideți ecranul Trimise fișierului de e-mail Lotus Notes V8, să selectați e-mailul pe care doriți să îl reamintiți și să faceți clic pe butonul Reapelare mesaj în bara de acțiune (a se vedea Figura 1).
Figura 1. Bara de acțiune cu butonul Reapelare mesaj din dreapta
Apoi, apare o casetă de dialog care afișează toți destinatarii cărora le-a fost trimisă scrisoarea. Din oricare dintre destinatari, puteți să o deselectați sau să o selectați pentru a primi un răspuns (a se vedea Figura 2).
Figura 2. Caseta de dialog Recall Message
Configurarea rechemării mesajelor
Lotus Notes și Domino V8 vin cu opțiunea Message Recall enabled. Indiferent dacă creați un sistem nou de la zero sau de la actualizarea serverelor și utilizatorilor, această caracteristică este gata de utilizare. Dacă aveți un sistem mare care va fi în cele din urmă actualizat, vă recomandăm să dezactivați mai întâi această funcție pentru a găsi timp pentru a sprijini și a instrui utilizatorii.
Pentru a configura memorarea mesajelor, utilizați documentul Server Configuration. Vă permite să activați și să dezactivați această caracteristică pentru toate serverele. Utilizând documentele de politică de poștă electronică, precum și parametrii individuali de utilizator, puteți efectua mai multe reglaje finale.
În absența documentelor de configurare a serverului, funcția de rechemare a mesajelor va fi în continuare activată în mod implicit. Următoarele sunt setările implicite:
Dacă, în conformitate cu planul de implementare, această funcție ar trebui implementată mai târziu, trebuie să creați un document de configurare a serverului pentru al dezactiva temporar.
Pentru a dezactiva recuperarea mesajelor, trebuie doar să deschideți documentul de configurare a serverului Lotus Domino V8 și să modificați setările de recuperare a mesajelor de la Enabled la Disabled, după cum se arată în Figura 3.
Figura 3. Fila Reapelare mesaje din documentul Server Configuration
Cerințe pentru rechemarea mesajelor
Cerințele pentru rechemarea mesajelor sunt:
Recuperarea mesajelor funcționează nu numai cu astfel de cerințe minime, dar chiar dacă mesajul de rechemare se află pe un server care nu este un server Lotus Domino V8. Tot ce aveți nevoie este un șablon de e-mail Lotus Notes V8, care are un buton de rechemare a mesajului și un server Domino V8 care stochează mesajele revocate. Serverele intermediare între utilizatorul care apelează și destinatarul pot fi orice versiune, deoarece în acest stadiu cererea este un mesaj simplu de poștă electronică.
Restricții privind rechemarea mesajelor
Rechemarea mesajelor funcționează numai cu e-mailul care este redirecționat prin protocolul NRPC. Aceasta înseamnă că nici poșta Internet, nici corespondența internă transmisă prin protocolul SMTP nu pot fi rechemați.
Dacă există o politică de poștă electronică care restricționează utilizarea acestei funcții unui anumit utilizator, această politică va fi aplicată și poate limita funcționalitatea acestei funcții. Dacă nu există o astfel de politică sau permite utilizatorului modificarea setărilor de recuperare, fiecare utilizator poate dezactiva această caracteristică în Preferințele Mail.
Renunțați cu succes numai la mesajele de poștă electronică de pe serverul Lotus Domino V8 sau mai nou. Munca se face router-ul Lotus Domino V8, prin urmare, să solicite retragerea trimis la serverul Lotus Domino V7 nu trece, și încercarea de a executa Opinii operare client primeste un raport, care să ateste că serverul nu acceptă funcția Mesaj Recall.
Pentru o rechemare reușită, o copie a mesajului trebuie să fie stocată în fișierul de e-mail al expeditorului. Dacă expeditorul nu a salvat mesajul când acesta a fost trimis, funcția de rechemare a mesajelor nu poate fi utilizată. Deoarece (din motive de securitate) semnăturile sunt verificate, mesajul poate fi rechemat numai din fișierul de e-mail din care a fost trimis și numai persoana care a trimis mesajul poate face acest lucru. O persoană de încredere poate să recheme un mesaj din fișierul de poștă electronică al unui alt utilizator, dar numai dacă mesajul a fost trimis de respectiva persoană de încredere. Acest lucru înseamnă că nici administratorul Lotus Notes, nici asistentul acestuia nu pot revoca mesajele trimise de alt utilizator, decât dacă cunosc numele de utilizator și parola utilizatorului.
Dacă destinatarul a trimis un mesaj cuiva, expeditorul nu poate să recheme mesajul redirecționat utilizând o solicitare de retragere, deoarece UNID este diferit de mesajul inițial. Cu alte cuvinte, Message Recall nu poate detecta copii redirecționate ale mesajului. Toate copiile redirecționate ar trebui să răspundă de persoana care le-a trimis.
Funcția de rechemare a mesajelor nu este disponibilă în IBM Lotus Domino Web Access. Mesajele postate de Lotus Domino Web Access poate fi revocată în cazul în care acesta este pe un server Lotus Domino V8, iar în amintind mesajul are șablon de e-mail Lotus Notes V8, care poate fi folosit pentru a inițializa comentarii.
Funcția de rechemare a mesajelor funcționează numai cu e-mail, și nu cu calendarul (Calendar) și cu lista de sarcini pe care trebuie să le îndeplinească (Elemente de lucru). În cazul în care utilizatorii încearcă să retragă element de calendar sau de a face, ei vor vedea o fereastră pop-up cu mesajul „Acest tip de mesaj nu poate fi amintit“ (Acest tip de mesaj nu poate fi retrasă). Aceste elemente pot fi anulate sau modificate utilizând opțiunile Reschedule sau Anulare care există în toate versiunile calendarelor Lotus Notes.
Cum funcționează această caracteristică: detalii
Documentul UNID al documentului este folosit pentru a identifica mesajul din fișierul de e-mail al destinatarului. Dacă serverul poate efectua o examinare, mesajul este localizat și șters. Router-ul elimină complet mesajul, lăsând doar "stub" (stub de ștergere), care, de asemenea, vă permite să ștergeți mesajul din replici. Chiar dacă destinatarul are un mod de ștergere "soft", mesajul nu va rămâne niciodată în dosarul Coș de gunoi. Deoarece documentul UNID este folosit pentru a găsi mesajul, toate copiile mutate în foldere sunt șterse.
Destinatarul mesajului inițial nu primește o notificare că sa produs o examinare. Acest mesaj este pur și simplu șters din fișierul de e-mail al destinatarului.
Dacă încercați să reamintească un mesaj care a fost trimis utilizând protocolul SMTP, router-ul Lotus Domino V8 va trimite un eșec de livrare a mesajului (Raport nelivrarea), care spune: „Cererile Mesaj Recall nu poate fi rutate prin SMTP“ (Cererile de a revizui mesajele nu pot fi redirecționați către SMTP).
Administrarea rechemării mesajelor
Deși funcția de mesaje Recall activa, dezactiva și configurați la nivel de server, reglați fin și de control pot fi efectuate la alte niveluri, care oferă companiilor flexibilitatea de a utiliza această caracteristică.
La dispoziția administratorilor Lotus Notes există un instrument de gestionare a politicii de poștă electronică pentru poștă. Sunt disponibile următoarele opțiuni: Recuperare mesaje; acestea sunt prezentate în Figura 4:
Figura 4. Setările politicii de poștă în documentul Server Configuration
Dacă recuperarea prin poștă electronică nu este dezactivată pe server sau printr-o politică, utilizatorii pot gestiona, de asemenea, retragerea mesajelor. Selectând Preferințe utilizator - Elemente de bază, ele pot activa sau dezactiva opțiunea "Permiteți altora să returneze e-mailurile trimise la mine" (Permite altor utilizatori să-mi revină mesajele trimise). Dacă utilizatorul dezactivează această opțiune, inițiatorul retragerii va fi anunțat că mesajul nu poate fi revocat.
Funcția de rechemare a mesajelor și conformitatea acestora cu legislația
Message Recall este un concept nou pentru multe organizații care folosesc Lotus Notes și Domino. Există întrebări dacă această nouă funcție este contrară cerințelor legii, în special a numeroase legi noi privind păstrarea obligatorie a mesajelor electronice.
Soluțiile concepute să funcționeze în conformitate cu cerințele legale presupun, de obicei, că toate mesajele atunci când sunt trimise și înainte de a ajunge în fișierul destinatarului sunt înregistrate în jurnal. Rechemarea mesajelor nu contrazice soluțiile de acest tip. De fapt, nu numai mesajul original este introdus în jurnal, ci și o cerere de feedback.
În cazul în care, în conformitate cu cerințele legale, este vreodată necesar un mesaj inițial, acesta se află în jurnalul de corespondență, precum și în depozitul extern care face parte din soluția pentru a sprijini respectarea cerințelor legislative. Ca măsură de siguranță, cererile de rechemare a mesajelor nu pot fi retrase. Astfel, o soluție fiabilă și compatibilă cu legea este perfect compatibilă cu funcția de rechemare a mesajelor; multe companii au deja soluții personalizate sau alte soluții pentru retragerea corespondenței și sunt pe deplin compatibile cu legislația în vigoare.
Întrebări complicate
Utilizatorii care doresc să recheme toate copiile unui mesaj de pe dispozitivele mobile pot întâmpina unele dificultăți. Dacă dispozitivul mobil nu este configurat să proceseze eliminarea mesajelor de poștă electronică bazate pe server, mesajele din acesta nu sunt șterse. Aceste setări sunt setate de proprietarul dispozitivului. În plus, este posibil ca, în principiu, să fie imposibil să efectuați o retragere a mesajelor de pe dispozitiv. Depinde de producător.
Mesajele trimise utilizatorilor cu același nume nu răspund; Mesajul de retragere nu va putea determina care destinatar a fost identificat inițial de către expeditor.
Și, în sfârșit, mesajele pot fi întotdeauna imprimate, redirecționate și chiar făcute cu ele pe ecran. În astfel de cazuri, funcția de rechemare a mesajelor este ineficientă. Nu garantează că toate urmele mesajului vor fi eliminate; Oferă numai utilizatorilor posibilitatea de a corecta erorile comise la trimiterea mesajelor.
concluzie
Funcția de rechemare a mesajelor în Lotus Notes și Domino V8 este doar un alt instrument pentru utilizatori, dar poate deveni foarte popular. Dacă decideți să desfășurați această funcție, aveți grijă să vă antrenați angajații, astfel încât aceștia să poată să o utilizeze în mod eficient.
Trimiteți-le prietenilor: