Profesia unui manager de birou a apărut relativ recent. Anterior, oamenii din această profesie au fost numiți "administrator", dar odată cu schimbarea afacerii, specialitatea managerului de birou a dobândit noi caracteristici.
Adesea, managerii de birouri sunt confuzi cu secretarul. manager de resurse umane și administrator. În parte, managerul de birou îndeplinește ambele funcții, dar numai parțial. Aceeași muncă a unui manager de birou este inerentă altor câteva calități.
Managerul de birou este un specialist care administrează toate serviciile de birou, își coordonează activitatea, furnizează biroului consumabilele necesare. Se referă direct la directorul general sau la directorul adjunct al personalului, uneori la șeful departamentului de personal.
Sarcinile profesionale ale directorului de birou:
- supravegherea activității întregului birou;
- coordonarea activității tuturor serviciilor de birou (secretari, curieri, administratori, conducători auto, lucrători tehnici etc.);
- corespondență de afaceri;
- distribuirea apelurilor;
- întâlnirea vizitatorilor;
- sprijin administrativ și economic al tuturor angajaților biroului;
- lucrează cu documentația contabilă primară din programul 1C;
- pregătirea facturilor, facturilor;
- ștergerea materialelor;
- efectuarea lucrărilor de birou, pregătirea diferitelor rapoarte;
- menținerea cheltuielilor de birou, circulația documentelor de plăți;
- organizarea de sărbători și alte evenimente corporative;
- asigurarea curățeniei și a ordinii în birou;
- analiza activităților furnizorilor - această cerință nu se aplică tuturor companiilor;
- raportarea privind concediile, orele de lucru și orele suplimentare - nu este o cerință pentru toate companiile;
- înregistrarea vizelor, invitațiile, înregistrările pentru angajații străini - această cerință este adesea făcută în marile companii rusești, în special în domeniul construcțiilor și al companiilor de asigurări;
- desfășurarea corespondenței de afaceri într-o limbă străină este o cerință a companiilor ruse străine sau mari;
- atribuțiile unui interpret - această cerință se face numai în companiile occidentale.
Acestea sunt principalele atribuții ale managerilor de birouri, dar, în calitate de reprezentanți ai agențiilor de recrutare, în cadrul diferitelor companii, pe lângă funcțiile de mai sus, managerii de birouri au nevoie de o varietate de cerințe. În companiile occidentale, cel mai adesea, managerul de birou combină funcțiile: proprietarul biroului + secretar + asistent personal și, în esență, echivalează cu funcția - directorul administrativ al companiei.
- De cele mai multe ori este nevoie de mai mare, dar în companiile mici poate fi un mediu special;
- datorită faptului că nu numai în cazul în care este gătit manageri de birou, cele mai multe companii prefera specialiști cu studii umaniste - filologie, jurnalism, în domeniul PR, uneori - economice;
- bun venit, în plus față de învățământul superior; - încheierea cursurilor de specialitate;
- finalizarea cursurilor suplimentare de cunoaștere a PC-ului (Word, Excel), cunoașterea 1C;
- cunoașterea unei limbi străine - în companiile occidentale aceasta este o cerință obligatorie.
Cerințe pentru un manager de birou:
- abilități organizatorice;
- independența în luarea deciziilor;
- capacitatea de a distribui responsabilitățile între personal;
- abilități de comunicare;
- flexibilitate;
- răbdare;
- tact;
- punctualitate;
- integritate;
- eticheta de afaceri.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: