Sistemul de control este necesar pentru a apuca mâna celor care nu au nevoie de timp. Și să-i pedepsi.
Sistemul de control trebuie să fie frică. Nu puteți fi siguri de nimic sau de nimeni, trebuie să controlați totul! Controlorii trebuie, de asemenea, să fie monitorizați. Cu cât controlați mai mult, cu atât mai bine pentru afaceri ...
Dacă sunteți de acord cu oricare dintre afirmațiile de mai sus - trebuie să faceți ceva de urgență. Deoarece astfel de opinii dăunează numai întreprinderilor. Deși, din păcate, sunt acum comune în multe companii ...
Astăzi, suntem doar o problemă "copnem" care îngrijorează fiecare lider. Și care determină foarte mult succesul oricărei afaceri.
În primul rând, permiteți-mi să vă aduc la cunoștință unele dintre rezultatele pe care un sistem de control substandard poate duce la:
Dacă nu controlăm asta:
Dacă nu controlam acest lucru:
- Problemele mai importante merg neobservate;
- Unele probleme sunt observate numai de către clientul nostru (adică prea târziu);
- Sume importante de bani pierdute (și timp!) Sunt cheltuite pentru control;
- Subordonații nu acordă atenție lucrurilor primordiale;
- Există oportunități serioase de afaceri;
- Sistemul de stimulente este ineficient;
- Deciziile de administrare pot fi luate pe baza ipotezelor false;
- Motivația personalului este redusă;
- Personalul este motivat să facă tot ce este (și numai) controlat;
- Sistemul de compensare este inechitabil, iar sistemul de stimulente nu funcționează;
- Creativitatea (creativitatea) și inițiativa sunt suprimate;
- Există multe oportunități de dezvoltare;
- Problemele și greșelile sunt deseori ascunse și înăbușite, decât sunt corectate și împiedicate;
- Problemele și greșelile sunt învățate după ce sunt comise, în loc să le împiedice;
- Climatul intens, nefavorabil pentru munca efectivă a personalului, îngrijirea celor mai buni angajați ai companiei;
- Deformarea culturii corporatiste: valorile reale și normele de comportament se înlocuiesc cu cele orientate spre control;
- Procesul de transfer de informații este dificil și lent, flexibilitatea și eficiența afacerii sunt întrerupte;
Este înfricoșător? Cu atât mai greu este să ne dăm seama că facem toate aceste nenorociri pe noi înșine. Și cu atât mai important este să realizăm și să ne schimbăm. Bazat pe experiența de a lucra cu diverse companii din Ucraina, printre principalele erori ale sistemului de control, care poate duce la astfel de consecințe deplorabile:
- în determinarea a ceea ce ar trebui monitorizat, strategia și obiectivele strategice ale companiei nu sunt luate în considerare (și, în anumite cazuri, nu sunt disponibile astfel de strategii și obiective);
- adesea există extreme. control total sau lipsă de control aproape totală;
- controlul nu face parte din sistemul de dezvoltare a afacerilor. este folosit ca instrument al sistemului de pedepsire și încurajare a angajaților;
- Controlul se efectuează numai "la ieșire". și anume când este deja târziu pentru a corecta ceva;
- este controlată în principal de cantitate, nu de calitate. Controlează ceea ce este mai ușor de controlat;
- obiectivele neclare sunt stabilite. standardele și normele sunt definite, sunt descrise criterii, ceea ce înseamnă complexitatea sau imposibilitatea unui control obiectiv;
Controlul este o comparație a rezultatelor și a obiectivelor, a prezentului și a doritului ... Definițiile similare sunt cele mai frecvente, dar și cele mai puțin utile în viața reală. Să încercăm să privim controlul puțin mai larg.
De ce avem nevoie de ea? Ce vrem? Care sunt obiectivele și obiectivele controlului?
Există o expresie comună: "Păstrați ceva sub control". Aceasta înseamnă - a avea o posibilitate garantată de a influența orice proces pentru a obține rezultatele dorite. Care este baza acestei posibilități? Informații fiabile despre proces și pârghiile de influență. Sub pârghiile de influență, înțeleg, în principiu, puterile. Și pe rezultatele și informațiile dorite, să ne ocupăm mai mult.
a) Din toate resursele. care sunt folosite pentru realizarea acesteia: materii prime și materiale, componente, informații ...
b) ... și, în primul rând, din resursele umane;
c) Din tehnologie. și anume, modul în care vor fi procesate / utilizate resursele pentru a obține rezultatul;
d) Din prezența / absența unui timp suficient pentru procesul tehnologic și pentru realizarea rezultatului.
Astfel, pentru a controla ceva, este important să avem informații nu numai despre rezultate, ci și despre factorii a-g enumerați mai sus care afectează acest rezultat. Și pentru a se asigura că acești factori contribuie la rezultat.
- "La ieșire", care este, rezultatele de control (comparați rezultatele cu planificate, dorit). În acest stadiu, este prea târziu să schimbăm orice, nu putem decât să afirmăm faptele. Și ia decizii. Și nu despre cine și cum să pedepsească (așa cum se întâmplă de obicei), ci despre schimbarea sistemului de management și a procesului propriu-zis, astfel încât toate rezultatele ulterioare să se potrivească cu cea dorită;
- "În acest proces", adică definim norme, standarde, formalizăm tehnologiile și verificăm respectarea tuturor acestor norme, standarde, cerințe, tehnologii. Dacă sunt observate, avem șansa de a obține rezultatul dorit;
- "La intrare": controlăm toate resursele implicate în proces pentru a ne asigura că avem șansa de a obține rezultatul așteptat la ieșire.
Ce să alegeți: de control la intrare, în proces sau de control la ieșire?
Cea mai simplă versiune de control este controlul la ieșire, când puteți vedea rezultatul final sau intermediar și îl puteți compara cu cel dorit. Dar, în cazul în care folosim un astfel de control, primim informațiile prea târziu pentru a schimba ceva - pentru a rezolva problema. de ieșire de control este necesară pentru a măsura rezultatele și de a determina succesul a ceea ce facem, pentru a determina valoarea remunerației și, în cele din urmă, doar pentru a oferi feedback interpreților care au participat la obținerea rezultatului.
Controlul la intrare este cel mai economic - în sensul că încercăm să prevenim orice probleme care ar putea apărea în viitor. Am grijă selecta cel mai bun (corespunzător important pentru noi cerințe) materiale și componente care nu au o problemă cu ei în procesul de manipulare și de utilizare, selectați cu atenție și personalul de tren să fie încrezători în calitatea activității personalului și că acesta îndeplinește toate cele necesare pentru a obține rezultatul.
Cine ar trebui să aibă această ocazie - cine ar trebui să controleze?
În mod ideal, informațiile trebuie să fie deținute de cei care sunt interesați de rezultat și care pot influența realizarea sau nu realizarea rezultatului. În primul rând, executorii direcți și supraveghetorii și. Cei mai puțini intermediari dintre executor și controlor, distorsionarea mai puțin posibilă a informațiilor și mai repede pașii necesari sunt luați pentru a se îmbunătăți. Astfel, executorul direct trebuie să fie principalul controlor. Dar putem avea încredere în un astfel de controlor? Numai dacă este interesat în mod vital de rezultat. Dacă da, el însuși va exercita controlul necesar. Dacă nu suntem 100% siguri de interesul artistului, noi (liderii) trebuie să îl controlam. Și cu atât mai puțin suntem siguri de interesul lui, cu atât este nevoie de mai mult control. Sau, cu atat este mai necesar ca artistul sa fie interesat de rezultat, deoarece cel mai bun controlor este performantul in sine!
Control - feedback
Dacă controlul nu este efectuat de către performer însuși, atunci "umbra" controlului ar trebui să fie feedback-ul prompt de la controlor (supraveghetor). Contractantul va obține de la șeful de informații fiabile și în timp util cu privire la activitatea lor și rezultatele sale (și evaluarea acestora, dacă este cazul, a fost dat), pe baza cărora se poate schimba, pentru a îmbunătăți activitatea lor. Nu primesc acest feedback, artist, nu numai, dar nu va fi în măsură să îmbunătățească ceva în munca mea (care este foarte important pentru cap) demotiveze, din moment ce ignorarea activității sale, de obicei, duce la frustrare și motivație mai mici de a lucra ...
Dar când oferă feedback, trebuie să ne amintim că ar trebui să fie un motor, nu o frână, să orienteze și să inspire optimismul. La urma urmei, după cum un om înțelept a spus: "Un lider este un comerciant entuziast!"
Ce trebuie să fie controlat și ce nu este?
Este necesar să controlați tot ceea ce este important. Realizând, în același timp, că cea mai mare parte a controlului este efectuată de executorul direct (sau de echipa de artiști), iar numai cei mai importanți sunt supravegheați de către managerii de nivel superior. De asemenea, înțelegându-se că, în cazul în care capul nu este în măsură să ofere un grad suficient de interes al angajatului (care, în sine, poate fi atribuită „controlul accesului“), ca urmare, el va trebui să „găuri de patch-uri“ de control suplimentar.
Când te poți descurca fără control?
În cazul în care rezultatul nu este important sau mai puțin semnificativ, decât timpul minim necesar pentru monitorizare.
În același timp, trecerea de la controlul procesului la controlarea in-out și monitorizarea rezultatelor (poate chiar selectivă) va economisi mult timp și bani.
Este posibil să înlocuiți ceva cu un control? Și dacă este necesar să faceți acest lucru?
Am spus deja că interpretul interesat de rezultat va fi cel mai bun controlor. Astfel, controlul poate fi înlocuit prin construirea de sisteme de selecție calitativă, compensare, stimulente, delegare adecvată și crearea unor elemente adecvate ale culturii corporative. Totuși, de fapt, toate acestea nu vor înlocui controlul, ci îl vor schimba doar pe umerii artiștilor interpreți sau executanți, adică vor face posibil un autocontrol calitativ. Liderul va trebui să controleze numai cele mai importante rezultate / indicatori.
De ce vorbim despre un sistem de control?
Să ne reamintim principiul nostru de sistemabilitate. Deoarece afacerea este un sistem, nu se poate influența rezultatul, afectând doar unul dintre factori. Este inutil să vă faceți griji cu privire la calitatea materiilor prime și a materialelor, fără a oferi (prin selecție și instruire) calitatea corespunzătoare a personalului. În mod similar lipsit de sens pentru a monitoriza respectarea de către toate mijloacele „în procesul de“ tehnologie, în cazul în care nu sunt controlate de calitate a resurselor: cum se spune «gunoi în - gunoiul». De asemenea, este inutil să controleze doar unul din rezultatele (de exemplu, vânzările anuale / trimestriale ale companiei sau divizia) în cazul în care obiectivele pe termen lung de afaceri pentru a atinge acest nivel important al calității produselor și serviciilor, satisfacția și loialitatea clienților, pentru a atrage noi grupuri de clienți, cifra de afaceri de personal, nivelul de producție costuri etc. Este mult mai eficient pentru a crea un tablou de bord (Balanced Scorecard), la toate nivelurile, în care le puteți controla toate aspectele importante ale afacerii (în special, acest lucru se referă la „ieșire de control“).
Cum ar trebui să arate o astfel de Scorecard?
Sistemul de indicatori de performanță și performanța afacerii ar trebui construit pe principiul unei piramide organizaționale: de sus în jos. În primul rând, trebuie stabiliți cei mai importanți indicatori la nivel de afaceri, apoi la nivel de departamente, diviziuni și apoi la nivelul artiștilor interpreți sau executanți. De exemplu, un sistem de indicatori la nivel de întreprindere / companie în industria ospitalității poate include următorii indicatori. care ar trebui măsurate o dată pe an, trimestru sau lună (sau mai des, în funcție de specificul companiei):
V hotel de vânzări (UAH)
Procentajul utilizării capacității = suma veniturilor / suma maximă posibilă atunci când sunt încărcate complet la prețurile maxime (%)
Numărul de reclamații privind serviciul (unitatea)
Indicatorii pot fi alții, principalul lucru este că acestea ar trebui să fie în concordanță cu ceea ce este important pentru companie și să se utilizeze pentru a stabili obiective și pentru a măsura periodic progresul în atingerea acestor obiective (control).
Și, în sfârșit, zece pași simpli pentru a construi un sistem de control eficient și eficient:
O scurtă cunoaștere a sistemului de control sa încheiat. Am încercat să discutăm unele dintre cele mai importante aspecte ale practicii de control.
Între timp, permiteți-mi să pun întrebări TINE!
"Cum funcționează sistemul de control?"
Dați răspunsuri la fiecare dintre cele 10 întrebări (da sau nu). În cazul mai multor întrebări "imbricate", răspunsul "da" este posibil numai cu un răspuns pozitiv la toate întrebările "încorporate". Faceți notele necesare direct în test și scrieți pe o foaie de hârtie separată toate ideile care apar. Nu te grăbi. Răspundeți la toate întrebările. Dacă nu puteți răspunde la întrebare și întrebarea se află în competența dvs., răspundeți "nu". Fii extrem de sincer - esti responsabil de tine insuti! BUCATAR!
1. Avem o idee clară (bazată pe strategie, viziuni, planuri, scopuri) despre care rezultate și procese sunt cele mai importante pentru noi, adică ce este important de controlat?
2. Calculăm costul controlului și rezultă din control? Controlăm doar ceea ce este important?
3. Permitem ca anumite procese și rezultate să fie controlate de artiștii interpreți sau executanți?
4. Participarea părților interesate (supervizori și supervizori) la dezvoltarea sistemului de control?
5. Folosim posibilitatea de control la intrare în loc de a controla procesul?
6. Urmărim rezultatele intermediare în cele mai importante cazuri?
7. Există modalități de răspundere pentru rezultate? Este sistemul de control legat de sistemul de stimulente?
8. Este posibil să se înlocuiască controlul cu un bun motivator și un sistem de stimulare?
9. Sunt particularitățile unui anumit proces, unitate, angajat, în scopul creșterii eficacității la costuri moderate, luate în considerare la alegerea metodelor de control?
10. Obiectivele care au fost stabilite înainte de realizarea sistemului de control? Sunteți mulțumiți de măsura în care acestea sunt atinse?
Și acum, ca întotdeauna, nu uitați să trageți concluzii cu privire la răspunsurile dvs. la test, deoarece cea mai importantă parte a lucrării testului va fi doar ÎMPĂMÂND CONCLUZII!
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: