Nomenclatorul de afaceri în cadrul organizației

Nomenclatorul de afaceri în cadrul organizației

În activitățile oricărei organizații se formează o mulțime de documente diverse. În cazul în care nu organizează, chiar și pentru o perioadă scurtă de timp (de exemplu, o săptămână sau o lună), unii pur și simplu nu pot găsi. Dar există documente care au nevoie de performanță de control, unele nevoie de un răspuns în scris, și așa mai departe. D. Pentru a ști în cazul în care pentru a obține documentul ca trebuie să-l stoca și dacă este necesar, și în viitor, pentru comoditatea de pregătire a cazurilor de transfer pentru stocarea arhivelor face nomenclatura afacerilor .

Tipuri de nomenclatură de cazuri

Organizațiile finanțate de la bugetele de la diferite niveluri, este mult mai ușor să se dezvolte o nomenclatură de cazuri, deoarece nomenclatoarele eșantionului exemplar au fost aprobate prin acte normative. De exemplu:

Organizațiile comerciale vor trebui să dezvolte și să aprobe nomenclatura.

Deci, există trei tipuri de nomenclaturi ale cazurilor:

- standard (stabilește compoziția cazurilor inițiate în activitatea organizațiilor similare și este un document normativ);

- exemplar (stabilește o compoziție aproximativă a cazurilor inițiate în activitatea organizațiilor cărora li se distribuie, indicând indicii acestora și are un caracter consultativ);

- Individul (stabilește compoziția afacerilor unei anumite organizații).

De regulă, organizațiile compun mai întâi nomenclatoare ale diviziunilor diviziilor structurale, iar apoi datele sunt reduse la o singură nomenclatură a afacerilor unei anumite organizații.

Noi compunem și emitem

Cel mai bine este să alocați nomenclatorul departamentului de documentare. În absența lui, acest lucru poate fi realizat de un manager de birou sau de un angajat obișnuit.

În cazul în care numărul organizației nu depășește 100 de persoane, un lucrător va fi responsabil pentru redactarea nomenclatorului de cazuri. Dacă contractul de muncă nu conține condiții în acest sens, trebuie să încheiați un acord suplimentar cu angajatul, care să precizeze ce funcții de muncă a adăugat și cum îi va fi plătită. În baza acordului, se emite un ordin și un angajat specific este numit responsabil pentru elaborarea și executarea nomenclatorului de cazuri.

Pe baza clauzei 3.4.6 a Regulamentului, nomenclatorul consolidat al afacerilor organizației este întocmit conform formularului aprobat (Anexa 7).

NOMENCLATURA DE ABORDARE

----------- N ------- Titlul postului

Șeful organizației Arhangelsk

După cum se poate observa din tabel, în nomenclatorul de cazuri sunt furnizate titluri de dosare pentru gruparea documentelor, care reflectă toate site-urile și întrebările legate de activitățile organizației.

În nomenclatorul organizării afacerilor sunt incluse afaceri temporar organisme, care documentele servesc drept bază legală pentru confirmarea autorității organizației sau încetarea activităților sale existente (de exemplu, cazul comisiei de lichidare sunt incluse în nomenclatorul afacerilor organizației lichidate).

Baza pentru determinarea structurii nomenclatorului de cazuri este structura (tabelul de personal) al organizației. Secțiunile, subsecțiunile și alte diviziuni ale nomenclatorului cazurilor sunt numele diviziunilor (de exemplu, birourile, contabilitatea, departamentul de personal, etc.).

Reamintește că unitățile structurale trebuie să dezvolte independent nomenclatorul cazurilor. Aceasta se poate face sub forma Anexei 8 la Reguli.

Perioada de valabilitate
și N articole pe
Lista

Regulamentele cu privire la
departamentul de personal,
copie

în mod constant,
Art. 16

După înlocuire
nou, o copie în RPC

oficialii
instrucțiuni
muncitorii

75 de ani de EPC,
elementul "a" art. 35

După înlocuire cu noi

ordinele
managerul
organizații pentru
primar
activitate

Înainte de minovanii
este necesar,
elementul "a" art. 6

ordinele
managerul
organizații pentru
personal

75 de ani de EPC,
articolul "b" art. 6

Comenzi pentru
concediu,
penalități,
scurt
călătorii de afaceri -
5 ani

Documente -
motive pentru
ordine pentru
personal

Staffing
calendar și
modificări la acesta

în mod constant,
elementul "a" art. 32

Când se dezvoltă în
departamentul de personal

protocoale
reuniuni
calificări
certificare
comisioane
(referințe, foi,
review-uri)

15 ani de EPC,
Art. 359

Carduri personale
muncitorii

75 de ani de EPC,
Art. 339

75 de ani de EPC,
Art. 338

la
cererii,
Art. 342

Nu este revendicată
nu mai mult de 50 de ani

Corespondența despre
adjudecare
lucrătorilor,
alocație de
titluri onorifice,
adjudecare
prime

5 ani EPC,
Art. 386

Titlul postului este regina P. P. Koroleva

Subdiviziuni Semnătură Decodarea semnăturii

Protocolul privind structura CE

De la _____________ N ___________

Pentru arhivă) Semnătură Decodarea semnăturii

<*> Dacă există o unitate structurală a CE.

Ordinea de completare a coloanelor nomenclatorului cazurilor atât a unităților structurale cât și a organizației în ansamblu este definită la § 3.4.9 din Regulament.

În coloana 1 din nomenclatorul cazurilor sunt afișate indicii din fiecare caz inclus în nomenclatură. Indexul cazului este alcătuit din unitatea structurală desemnată în organizație și numărul de ordine al titlului cazului în conformitate cu nomenclatorul cazurilor din subdiviziunea structurală. Indicii cazurilor sunt indicate prin cifre arabe, de exemplu 02-03, unde 02 este indicele unității structurale (din tabelul de personal), 03 este numărul de ordine al titlului cazului pentru nomenclatorul cazurilor.

În nomenclatorul cazurilor se recomandă păstrarea acelorași indici pentru cazurile omogene ale diferitelor diviziuni structurale (linii de afaceri). De exemplu, comenzile pentru activitatea principală - 02-03, 03-03, 04-03, etc.

În coloana 2 a nomenclatorului de cazuri, sunt incluse rubricile de cazuri (volume, părți).

Ordinea localizării rubricilor cauzelor în secțiunile și subsecțiunile nomenclatorului de cazuri este determinată de gradul de importanță al documentelor care compun cazurile și de relația dintre ele.

La început există rubrici de dosare care conțin documentație organizatorică și administrativă. În acest caz, rubricile cazurilor care conțin ordine și ordine ale organizațiilor superioare sunt situate înaintea rubricilor cauzelor, cu ordine ale șefului organizației. Următoarele sunt rubricile cazurilor care conțin documentele planificate și de raportare.

Rubricile de cazuri, inițiate prin semne geografice și corespondente, sunt înscrise în nomenclatorul de cazuri, conform alfabetului denumirilor geografice sau corespondenților.

Nu este permisă utilizarea formulării nespecifica în titlurile de proprietate ( „materiale diferite“, „corespondență generală“, și așa mai departe. P.), precum și cuvintele introductive și cifrele de afaceri sintactice complexe.

Rubricile de cazuri pot fi specificate în procesul de formare și înregistrare a cazurilor.

Compoziția elementelor de titlu ale cauzei, situate în ordinea adoptată, este determinată de natura documentelor cauzei.

Antetele de cazuri care conțin documente pe aceeași temă, dar secvența de flux de lucru care nu are legătură, ca formă de afaceri utilizate „documentelor“ pe termen, iar la sfârșitul unui titlu în paranteze indică principalele tipuri de documente care ar trebui să fie cazul. De exemplu: "Documente privind desfășurarea conferințelor și simpozioanelor științifice (planuri, liste, rapoarte)".

Termenul "documente" este de asemenea folosit în rubricile de dosare care conțin documente - atașamente la un document. De exemplu, "Documentele la procesul-verbal al ședinței colegiului ministerului".

Titlurile de dosare pe probleme care nu au fost soluționate în decurs de un an sunt "rulate" și sunt adăugate la nomenclatorul organizațiilor din anul următor cu același indice.

În coloana 3 din nomenclatorul cazurilor este indicat numărul de cazuri (volume, părți). Se completează la sfârșitul anului calendaristic.

Coloana 4 specifică perioada de păstrare a dosarului, numărul de articole pentru listă (tipic, departamental) și, în lipsa acestuia - conform eșantionului sau nomenclatorului eșantionului de cazuri.

Atunci când sunt incluse în gama de titluri de documente, termenul de valabilitate care nu sunt prevăzute liste standard sau departamentale ale documentelor, perioada de păstrare a acestora este stabilită EPA instituție de arhivă corespunzătoare cu privire la propunerea arhivei și CEC organizarea (CE).

Coloana 5 „Notă“, pe durata nomenclaturii ștanțat pe instituție de afaceri care trece chestiuni privind atribuirea cauzelor distrugerii, pentru trimiterea la o altă organizație să continue și altele.

La sfârșitul anului de serviciu la sfârșitul nomenclatorului de cazuri, se înlocuiește înregistrarea definitivă a numărului de cazuri inițiate, depozitarea separată permanentă și temporară. Informațiile conținute în registrul rezumat al nomenclaturii afacerilor organizației, de a comunica în mod necesar instituțiilor de arhive, ca și în nomenclatura afacerilor se marchează cu indicarea persoanei care a făcut un semn, și decripta semnătura. Să dăm o mostră.

Prin termenul de valabilitate

Informațiile sumare au fost transferate în arhivă

Garanina / L. O. Garanina /

Șeful Departamentului de Management al documentelor -------- ---------------

Nomenclatorul de organizare afaceri este parafat de către conducătorul arhivei sau persoana responsabilă de dosar, semnat de șeful de serviciu sau o persoană responsabilă pentru software-ul de management al documentelor, și după aprobarea organizației CE este trimisă spre aprobare instituției de arhivă relevante APE, și apoi aprobat de către șeful organizației. Amintiți-vă că nomenclatorul cazurilor este coordonat cu instituția de arhivă cel puțin o dată la cinci ani.

După aprobarea nomenclatorului activităților organizației, este necesar să se facă extrase pentru secțiile relevante pentru șefii diviziilor structurale și să se distribuie pentru utilizare.

Semnat în imprimare

Articole similare

• Perioada de valabilitate a listei bolnave, articole, revista "cadre case"

• Modificarea procedurii de denumire a organizației, a documentelor

• Cazul lui Fish Freddie al unui monstru dintr-un golf de corali

Trimiteți-le prietenilor: