Majoritatea informațiilor furnizate de mass-media sunt organizate. În același mod, sunt organizate unele evenimente. Specialiștii în PR sunt deseori responsabili pentru crearea de evenimente care vor atrage atenția clienților.
Unul dintre astfel de evenimente "create" este o conferință de presă.
Pregătirea și desfășurarea conferințelor este, de regulă, o muncă voluminică și laborioasă. Un grup special de coordonare poate fi creat pentru organizarea directă a conferinței de presă. Lucrarea privind pregătirea și desfășurarea conferinței de presă începe, de obicei, cu câteva săptămâni înainte de deschiderea sa oficială și se încheie oarecum mai târziu decât sfârșitul.
Atunci când participați la o conferință de presă, este important să luați în considerare:
3. Trebuie să se țină seama de timpul care nu trebuie să coincidă cu alte evenimente din această zi, precum și despre ieșirea viitoare a presei. Cele mai bune zile pentru conferința de presă, cu referire la condițiile rusești, sunt marți, miercuri și joi. La luni, împreună cu dezavantajele cunoscute (începutul săptămânii, întâlnirile omniprezente și briefing-uri), există și semnul plus: în condiții de foame relativă pentru informare, format peste week-end, mass-media du-te la datele de contact mult mai ușor. Dar, dacă materialele "de vineri" nu au intrat în ziarele de sâmbătă, apoi la următoarea ediție (marți, ca ziarele nu se dau duminică și luni), este probabil să "îmbătrânească" și nu va ieși.
Participanții la conferința de presă vor fi plasați pe masă, cu un tabel cu datele lor. Cea mai acceptabilă opțiune este numele, prenumele și patronimicul cotidianului, scrise în întregime, suficient de mari și repetate pe partea opusă a tabletei (astfel încât participantul la conferința de presă să-și găsească cu ușurință locul la masă). Pe peretele de la masa participanților trebuie să se plaseze un logo sau o inscripție bine construită cu numele organizației - organizatorul conferinței de presă.
Lapel semne - insigne (cu numele structurii care deține o conferință de presă, numele, prenumele și patronimicul angajatului), ar trebui să aibă toți organizatorii care jurnaliștii au văzut, cărora le pot activa diferite tipuri de probleme procedurale și de altă natură.
Fiecare jurnalist ar trebui să primească maximum de informații în scris pentru a facilita procesul de scriere a materialelor viitoare. Materialele scrise sunt formate într-un kit de presă. Pregătirea pentru conferința de presă include și compilarea unei liste de posibile întrebări și răspunsuri.
Există numeroase recomandări pentru pregătirea și desfășurarea conferințelor de presă.
Durata practică a conferinței de presă este de 30-60 de minute.
Din punct de vedere organizatoric, la conferința de presă se află trei roluri: prezentatorul, reporterul și expertul. Este necesară protejarea reporterilor de comunicarea cu jurnaliștii înaintea conferinței de presă, deoarece aceasta din urmă poate încerca să facă acest lucru pentru a obține mai întâi informații.
De obicei, primul cuvânt este luat de prezentator. Sarcina sa este de a pune bazele organizatorice pentru desfășurarea în continuare a conferinței de presă în 1-2 minute. El anunță tema și stabilește regulile comportamentului său, care de obicei include: discursuri, întrebări-răspunsuri și o parte informală. Ordinea întrebărilor este, de regulă, reglementată de ordinea mâinilor ridicate de jurnaliști sau de notele primite. Pentru a evita situația lipsei de întrebări, puteți cere în prealabil jurnaliștilor familiari să adreseze întrebări care vă vor permite să deschideți mai bine subiectul în direcția interesului organizatorilor. Același lucru poate fi încredințat angajaților organizației dvs.
Aveți un text imprimat în fața ochilor. Proverbul bine-cunoscut "Acest impromptu este bun, care a fost pregătit în avans" la conferința de presă este foarte relevant.
O atenție deosebită trebuie acordată rămasii. Prin urmare, identificați persoana responsabilă, a cărei sarcină este să: mulțumească oaspeților înainte de a pleca, să prezinte un dar modest (dar nu inutil) și să indice în mod inadvertent posibila cooperare strânsă.
Nu trebuie să uităm de o astfel de aparent simplă, la prima vedere, adevărul, ca și formarea personalului suplimentar (atât primar cât și de rezervă) care să însoțească și să participe la conferință; suport tehnic pentru desfășurarea unei conferințe de presă: echiparea sălilor speciale, organizarea lucrărilor de echipament de comunicații, furnizarea de echipamente de birou, transport, securitate etc. și dezvoltarea unui program cultural și de divertisment, organizarea de petrecere a timpului liber, comunicare informală pentru persoanele invitate la o conferință de presă.
O scurtă ședință instructivă a jurnaliștilor cu reprezentanți ai structurii oficiale (statale sau comerciale) este numită în mod obișnuit o informare. Aici, transmiterea de informații este una unilaterală: reprezentantul oficial sau de a citi documentul mult-așteptat, în funcție de faptul adoptării acordului, sau prezintă esența poziției luate în timpul negocierilor una dintre părți. Briefingul se desfășoară atât pe baza lucrărilor (evenimentelor) finalizate, cât și pe parcursul procesului de elaborare a deciziei de conducere, a poziției și a evaluării.
Spre deosebire de conferința de presă, briefingul este o formă mai mobilă de comunicare cu mass-media, o scurtă formă oficială de notificare și familiarizare a jurnaliștilor cu documentul oficial sau cu un eveniment care tocmai a ieșit. Durata acestuia este de aproximativ o jumătate de oră în medie. În cazul în care este necesară clarificarea sau extinderea informațiilor disponibile (incidente, situații de urgență, accidente, răspuns oficial / reacție la manifestație etc.), se recomandă adesea informarea. În aceste cazuri, briefing-ul vă permite să transmiteți către mass-media și prin intermediul acestora întregii societăți interpretarea ta a evenimentelor care au avut loc.
Există mai multe diferențe între briefing și conferința de presă. În versiunea clasică, conferința de presă se termină de obicei cu un cocktail sau un cocktail care continuă să comunice și să discute despre problemele ridicate de conferința de presă. După o informare, contactele cu presa nu sunt de dorit: este posibilă scurgerea informațiilor neoficiale. Poate renunța la toate eforturile de informare. În plus față de conferința de presă, pe lângă jurnaliști, sunt adesea invitați să participe și alte părți interesate (reprezentanți ai diferitelor organizații și instituții care activează în același domeniu, parteneri de afaceri, inclusiv potențiali, toți cei interesați) . La briefing, informația este distribuită doar între jurnaliștii profesioniști.
Prezentarea este o conferință de presă "vizualizată", prezentând ceva nou. Care este semnul distinctiv al prezentării? În prezentări, informația este "materializată" sub forma unui nou subiect sau fenomen: produs, serviciu, realizări, cărți, lege etc. Prezentat este ceea ce poate fi văzut, atins sau chiar testat. Prezentările sunt cel mai adesea satisfăcute nu numai pentru mass-media, ci și pentru potențialii consumatori, cumpărători, investitori, parteneri, funcționari publici influenți etc., care ar trebui să perceapă prezentarea nu numai prin mass-media, ci și direct. O prezentare pe scară largă este mai dificilă decât o conferință de presă și necesită mari costuri intelectuale, organizaționale și materiale. În plus, în prezentare, de obicei, o parte neoficială are mai mult spațiu: un banchet, un program muzical, un spectacol etc.
În arsenalul de metode și mijloace de comunicare cu prezentarea publică poate fi considerată ca un eveniment independent sau acțiune, combinată cu expoziții, târguri, întâlniri de afaceri, primirea delegațiilor, ținând de Ziua porților deschise și altele.
Scopul principal al oricărui tip de prezentare este transferul eficient al informațiilor despre site-ul de prezentare și furnizarea de asistență totală de la publicul de contact.
Schema prezentării presupune un lanț de evenimente suprapuse, și anume:
• invitație și întâlnire;
• sprijinirea (completarea) comunicării;
• Adio și "dăruire".
Puteți invita pe toată lumea la partea conferinței de presă, dar cel mai probabil 80-90% dintre cei care nu sunt jurnaliști vor ignora această parte. Blocul conferinței de presă ar trebui împărțit cu prezentarea, deoarece este dificil să se miște organic dintr-o parte în alta, iar separarea însăși ar putea arăta artificial.
Orice prezentare este, de fapt, mai multe prezentări în același timp, pentru că cei care lăudau "băiatul de naștere" se străduiesc să se prezinte, iar organizatorii acțiunii își arată abilitățile în modul cel mai activ. Jurnaliștii devin instrumente pentru primul, al doilea și al treilea.
Tehnologia prezentării este aceeași cu tehnologia de organizare a conferințelor de presă.
Tur de presă - eveniment de informare pentru presă, excursie organizată pentru jurnaliști. Scopul final este formarea și menținerea unei anumite imagini a regiunii, a industriei, a organizației, a societății. Mijloace de realizare - producția unui număr de publicații în mass-media pentru publicul țintă.
Organizarea tururilor de presă devine populară și, cel mai important, o formă eficientă de activitate în domeniul relațiilor publice. Popularitatea tururilor de presă este condiționată de faptul că aceasta este o formă interesantă și neînvinsă de lucru cu jurnaliștii. Dar aceasta nu este singura lor virtute. De exemplu, pentru subiectele situate în regiuni, adesea numai un tur de presă poate oferi o oportunitate de acoperire largă a publicului țintă. După cum arată experiența, un astfel de instrument de relații publice pentru a crea o imagine este folosit cel mai adesea de autoritățile regionale. Cu toate acestea, organizații și companii mari se întorc uneori la el.
La organizarea unui turneu de presă este important să invitați un anumit "set" de participanți, dar nu vă așteptați la un flux de masă de oameni. Grupul ar trebui să fie mic, astfel încât să nu fie dificil să se ocupe de logistică. Este necesar ca jurnaliștii să primească în prealabil informații de bază prin poștă, astfel încât să se poată pregăti pentru călătorie și că nu trebuie să poarte un kit de presă masiv. Cheltuielile financiare, cu excepția cheltuielilor personale (cu excepția situațiilor în care publicațiile insistă să plătească singure călătoria), ar trebui să fie asumate de partea gazdă. Cu ceva timp în urmă, aceasta era principala problemă etică a unor ziare. Aceștia au fost acuzați de publicarea recenziilor pozitive pentru că au fost plătiți. Jurnaliștii au simțit că onestitatea lor a fost pusă la îndoială. Prin urmare, înainte de a plăti o călătorie, ar trebui clarificată politica de publicare pe această temă. Dacă angajatul care organizează astfel de evenimente este într-adevăr un profesionist serios, atunci atenția și favoarea presei către organizația sau compania dvs. sunt furnizate.
Dacă se organizează un tur de presă la scară largă, ar trebui luate în considerare următoarele blocuri de activități:
♦ dezvoltarea detaliată a motivului de informare, dacă este necesar - crearea acestuia;
♦ Segmentarea mediei interesate;
♦ adunarea jurnaliștilor la eveniment;
♦ dezvoltarea conceptului, scenariul evenimentului;
♦ desfășurarea evenimentului;
♦ furnizarea de alimente;
♦ dezvoltarea și completarea unei balene media;
♦ program cultural;
♦ monitorizarea rezultatelor evenimentului și furnizarea unui raport.
Pe lângă conferințele de presă, briefing-urile, prezentările și turneele de presă ale organizației, se practică alte forme de stabilire a legăturilor necesare cu lumea presei și cu birourile editoriale.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: