Reparăm în secțiunea "Jurnal" cheltuielile de timp pentru o afacere majoră, fie o direcție importantă, fie o chiuveta "preferată". Procesul de fixare în sine este deja util, motivându-ne să alocăm mai mult timp activității principale. Dar vom obține cel mai mare beneficiu dacă analizăm informațiile înregistrate.
Pentru a face acest lucru, trebuie să copiați datele în Excel, după ce ați pregătit-o în prealabil. Vom crea o vizualizare personalizată specială în dosarul "Jurnal", în care vor fi selectate numai înregistrările care ne interesează. Să considerăm crearea unei astfel de reprezentări utilizând exemplul cazului de elefant.
1. Mergeți la secțiunea "Jurnal".
2. În meniul Instrumente / Setări din fila Comenzi, selectați elementul avansat în coloana din stânga, apoi din coloana din dreapta, faceți clic pe butoanele Vizualizare curentă și Definiți afișări și le glisați în bara de instrumente din partea superioară a ecranului.
3. Închideți toate meniurile și faceți clic pe butonul "Definiți afișările" de pe bara de instrumente, pe care tocmai ați târât-o acolo.
4. În tabelul rezultat, faceți clic pe Nou.
5. Introduceți numele prezentării: "Analiza cazului -" Elephant ". Faceți clic pe OK.
6. În meniul "View Setup" care apare, selectați "Selecție".
7. Introduceți cuvântul cheie "elefant" în câmpul "Căutați text" și limitați câmpul de căutare la câmpul de subiect.
8. Faceți clic pe "OK" în toate meniurile.
Acum, pentru a selecta toate intrările de jurnal legate de "elefantul" nostru, doar în meniul "Current View" din bara de instrumente, în loc de vizualizarea standard "După tip", selectați vizualizarea "Analiza afacerii-elefant".
Vom configura noua vizualizare astfel încât datele să fie potrivite pentru transferul în Excel.
1. Mergeți la vizualizarea nou creată "Analiza elefantului de afaceri", faceți clic dreapta pe titlul gri "Start" și selectați elementul "Selectați câmpurile" din meniul contextual.
2. În lista derulantă "Selectați câmpul", selectați "Sfârșit".
3. Trageți-l în bara de titlu a câmpului și glisați-o în partea dreaptă a câmpului "Start".
4. Faceți clic dreapta pe antetul câmpului "Start" din nou și selectați "Format coloane" din meniul contextual.
6. În aceeași fereastră, din lista din stânga "Coloane disponibile" selectați "End" și setați același format pentru aceasta.
Acum suntem gata să transferăm datele în Excel.
1. Faceți clic cu butonul din stânga pe pictograma din partea stângă a oricărei intrări din jurnal și apăsați Ctrl + A ("selectați toate") și apoi Ctrl + C ("copiați toate").
2. Deschideți un fișier Excel gol și apăsați Ctrl + V ("paste copied"). Datele din jurnal vor fi inserate în Excel.
După ce informațiile noastre au apărut în Excel, puteți lucra cu acesta.
1. În coloana din dreapta coloanei în care ați copiat coloana "End" din Outlook, introduceți formula: celula este egală cu celula din coloana "End" minus celula din coloana "Start". În figura următoare, aceasta înseamnă: în celula H2 introduceți formula "= D2-C2". Astfel, calculăm durata intrării jurnalului nostru.
2. Faceți clic pe această celulă cu durata butonului drept al mouse-ului, selectați "Formatare celule" din meniul care apare.
3. În fereastra care apare, selectați formatul "Ora - 13:30".
4. Copiați această celulă în întreaga coloană.
Deci, avem o coloană (în figura - coloana H), în care se calculează durata fiecărei înregistrări a jurnalului. (Din păcate, este dificil să folosim coloana "Durată" pregătită din Outlook pentru scopurile noastre, deoarece pe lângă cifre conține notații verbale ale unităților de timp ("oră", "min.") Care împiedică prelucrarea automată a datelor.)
În același timp, ceea ce este foarte important, pe baza datelor din jurnal, veți fi mai exacți în cunoașterea timpului aproximativ sau mediu necesar pentru diferite sarcini. Practica arată că chiar și sarcini de natură creativă, dificil de prevăzut, veți planifica și buget mult mai realist, având experiență în ceea ce privește calendarul.
Articole similare
-
Cum de a sparge parola de securitate excel - articole - da programul! Site despre programe
-
Simplificați introducerea datelor utilizând un formular de date - Excel pentru mac
Trimiteți-le prietenilor: