Fiecare persoană din viața sa trebuie să facă anumite documente. Acum, acest lucru se face tot mai mult cu ajutorul unui computer. Dar, indiferent dacă documentul este scris de mână, indiferent dacă este tipărit pe o mașină de scris sau folosind un PC, designul său este supus anumitor reguli.
Cerințele și normele unificate pentru prelucrarea documentelor sunt stabilite prin regulamentele statului7. Acestea oferă:
validitatea documentelor;
compilarea și utilizarea lor promptă;
posibilitatea automatizării muncii.
Documentele sunt tipărite, cel mai adesea, pe foi A4 și trebuie să aibă câmpuri:
stânga - nu mai puțin de 20 mm (de obicei, 35 mm) - pentru depozitare;
superior - nu mai puțin de 20 mm;
drept - nu mai puțin de 10 mm;
mai mică - nu mai puțin de 10 mm.
Orice document constă dintr-un set de elemente constitutive (titlu, text, semnătură etc.), numite rechizite. Locul de amplasare a cerințelor pe foaie și setul lor pentru fiecare document specific este determinat de standard. Vom analiza unele dintre cele mai comune tipuri de documente.
Figura arată locația detaliilor utilizate în aceste documente.
Pentru directorul școlii №9999
de la elevul din clasa a VIII-a "A"
Props "name document" este afișat pe toate documentele, cu excepția literelor. Este imprimat cu majuscule (înainte - în centrul liniei, acum, ca și alte detalii imprimate cu aliniere spre stânga).
Data - una dintre principalele cerințe ale documentului, oferind forța juridică. Cel mai adesea, este utilizată o intrare numerică, dar completată.
După ce partea antet a documentului ("capace") urmează textul principal. Pentru el, tastând aliniamentul "complet" este folosit pe computer, indentarea este setată la aproximativ 5-8 mm.
Termină documentul cu recuzită obligatorie - semnătura. Acesta include: numele complet al postului; semnătura și decriptarea personală (inițiale și prenume). Documentele organului colegial (ședință, consiliu, conferință etc.) sunt semnate de președintele și secretarul său. Pe anumite tipuri de documente, semnătura este certificată cu un sigiliu, care este aplicat astfel încât să capteze o parte din titlul postului și o parte din semnătura personală.
Să analizăm acum anumite tipuri de documente.
În cazul primirii, de exemplu, în datorii, bani sau obiecte de valoare, o persoană scrie un document special care confirmă acest lucru - o chitanță. Ar trebui să conțină: numele, data, textul și semnătura. În text este necesar să se indice datele de pașaport ale valorii primite și, de asemenea, să se menționeze valoarea primită, de obicei, cu indicarea costului.
Toate aceste documente sunt personale. În plus, aceștia trebuie să se ocupe de diverse tipuri de documente oficiale. Cel mai adesea este nevoie să se compună rapoarte și note explicative, precum și protocoalele diferitelor întâlniri.
Raportul și nota explicativă privind setul de detalii sunt similare cu declarația, diferă doar în scopuri. Raportul este întocmit, dacă este necesar, pentru a informa șeful despre anumite evenimente și poate include și propuneri în legătură cu acestea. Explicativul este scris de persoana implicată în orice incident și conține o descriere a acțiunilor sale și o explicație a motivelor pentru care sunt comise aceste acțiuni.
Ultimul document pe care îl vom lua în considerare este protocolul. Ea stabilește cursul întâlnirii, întâlnirea, întâlnirea și include următoarele detalii: titlul documentului, data, numărul, titlul (numele corpului), textul, președintele și semnăturile secretarului. Textul protocolului constă în părțile introductive și principale. În primul rând, președintele și secretarul sunt indicate, precum și cei prezenți (în cazul în care mai mult de 10 persoane, numai numărul total), apoi - ordinea de zi.
În partea principală - fie un rezumat al discursurilor și deciziilor luate pe fiecare problemă, fie doar deciziile luate.
Deoarece orice document este construit în conformitate cu o schemă standard, atunci când le proiectați utilizând un computer, este rațional să folosiți șabloane. În avans, pentru fiecare tip de documente, se pregătește un formular care conține elemente permanente (nume, etc.) și locuri pentru introducerea informației în schimbare. Forma creată este salvată pe disc ca șablon. Apoi, atunci când va fi nevoie, va fi suficient să îl descărcați, să completați omisiunile și să tipăriți documentul finit. Nu trebuie nici măcar să introduceți manual o dată - procesoarele de text moderne fac acest lucru automat, utilizând citirile din calendar ale computerului.
În prezent, GOST R 6.30-97 este în vigoare. "Sisteme unificate de documentare - Sistem unificat al RAS - Cerințe pentru pregătirea documentelor"
Din lat. Requisitum - necesar
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: