Specialist al arhivei
1.1 Specialistul arhivei Companiei (Sucursala) efectuează executarea lucrărilor de arhivă în cadrul Companiei (Sucursala).
Funcții, drepturi, taxe arhiva de specialitate pot fi transferate către orice angajat al Companiei (Branch), la discreția directorului general al Companiei (branch manager), în timp ce astfel de agent este responsabil în conformitate cu această descriere de locuri de muncă.
1.3.Expertul arhivistului raportează direct directorului executiv al companiei (șef al filialei).
1.4. Un specialist în arhivă are o zi normală de lucru.
1.5. În lucrarea sa, Specialistul arhivei este ghidat de:
-
cerințele actualei legislații a Federației Ruse; documentele normative ale Comisiei federale pentru piața valorilor mobiliare și alte documente care reglementează activitatea cu valori mobiliare; Actul constitutiv al OJSC "Registrul Siberian" (Regulamentul privind sucursala); Norme de întreținere a registrelor proprietarilor de valori mobiliare înregistrate; Ordinea de stocare și protecția informațiilor și a altor documente de reglementare interne ale Companiei; Comenzi și ordine ale conducerii superioare a companiei (filială); prezenta descriere a postului.
Specialistul arhivei are următoarele funcții:
-
Implementarea lucrărilor de arhivare a afacerilor în cadrul Companiei (Sucursala). Organizarea depozitării și păstrarea documentelor care sosesc în arhivă.
· Controlul asupra stării documentelor din sala de arhivă.
-
Pregătirea dispozitivului de referință pentru documentele stocate în arhivă. Organizarea selecției documentelor cu perioade de depozitare expirate.
Sarcinile imediate ale Specialistului în Arhivă includ următoarele:
-
Furnizarea, în modul stabilit de primire, înregistrare, sistematizare, depozitare, contabilitate și eliberare a documentelor care sosesc în arhivă, precum și achiziționarea dosarelor relevante. Primirea și transmiterea sucursalei organizației-mamă a documentelor Companiei și copii ale documentelor care urmează să fie stocate în arhiva organizației-mamă, controlul asupra caracterului complet al documentelor transferate, primirea la timp a documentelor pentru depozitare, un inventar corect al cazurilor primite în conformitate cu documentele interne aprobate de către Societate. Păstrarea documentelor acceptate pentru depozitare, monitorizarea stării documentelor în sala de arhivă, oportunitatea de recuperare, în conformitate cu condițiile de spațiile de arhivă necesare pentru păstrarea documentelor. Asigurarea confidențialității informațiilor. conținute în documente. Crearea unui dispozitiv de referință pentru documentele stocate în arhivă, care facilitează înregistrarea și utilizarea documentelor de arhivă. Emiterea copiilor și a documentelor arhivă în conformitate cu cererile primite, întocmirea certificatelor necesare pe baza informațiilor disponibile în documentele de arhivă, furnizarea de asistență metodologică în găsirea documentelor necesare. Instruirea angajaților unităților structurale asupra procedurii de formare, pregătire și depunere a dosarelor în arhivă, verificarea corectitudinii formării cazurilor atunci când sunt transferate în arhivă. Controlul asupra oportunității primirii în arhivă a documentelor realizate prin munca de birou. Întocmirea rapoartelor stabilite prin documentele de reglementare interne ale Companiei. Evidența circulației documentelor și a numărului de cazuri, emiterea de referințe arhivate pe baza datelor disponibile în documentele de arhivă, sistematizarea și plasarea cazurilor. Participarea la lucrările de examinare a valorii documentelor de arhivă, formarea documentelor în cazul depozitării permanente și temporare, selectarea documentelor cu perioade de depozitare expirate. Elaborarea unui inventar al cazurilor de transfer de documente la arhivele de stat, întocmirea actelor privind distrugerea transferului către alte organizații pentru depozitarea documentelor, a căror durată de depozitare a expirat. Participarea la elaborarea documentelor interne ale Companiei privind procedura de arhivare. Respectarea cerințelor legislației Federației Ruse, Regulilor de reglementare a muncii interne, Reglementărilor de siguranță. protecția muncii. protecția împotriva incendiilor și altele legate de activitatea specialistului arhivei, cerințele cuprinse în documentele interne de reglementare ale Companiei (Sucursala). Măsuri sanitare și igienice în arhivă.
Un arhivar are dreptul:
-
Solicitați ca angajații relevanți ai Companiei (Sucursala) să respecte procedura stabilită de documentele de reglementare interne ale Companiei (Sucursala) pentru eliberarea documentelor din arhivă. Solicitați angajaților relevanți ai Companiei (Sucursalei) respectarea procedurii de pregătire a documentelor care urmează să fie arhivate în conformitate cu documentele interne de reglementare ale Companiei (Sucursala). Să instruiască angajații Companiei (Filiala) cu privire la procedura de formare, pregătire și depunere a dosarelor în arhivă. Să adreseze directorului executiv al Companiei (șef al filialei) întrebări legate de activitățile sale. Obține explicațiile necesare și consiliere cu privire la operațiunile și activitățile sale ale Companiei (Branch) în managementul superior, avocați, controlorul Companiei (Branch). Să solicite de la conducerea superioară a societății (filialei) crearea condițiilor normale pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale. Restricționarea accesului la angajații companiei (sucursală), în conformitate cu lista persoanelor care au dreptul de a avea acces la arhiva specificată și aprobată de directorul general (Branch Manager). Efectuați alte sarcini pe baza instrucțiunilor conducerii superioare a Companiei (Sucursala).
Specialistul arhivei are responsabilitatea prevăzută de documentele interne de reglementare ale Companiei (Filiala) și legislația Federației Ruse:
-
Pentru calitatea slabă și pentru îndeplinirea prealabilă a îndatoririlor și nerespectarea drepturilor prevăzute în această fișă de post. Pentru divulgarea informațiilor confidențiale conținute în documentele stocate în arhivă.
6. CERINȚE DE CALIFICARE
6.1. Poziția specialistului arhivei este luată de o persoană fizică capabilă să îndeplinească următoarele cerințe de calificare. Specialist al arhivei:
-
Trebuie să aibă o educație superioară. Trebuie să aibă o experiență de muncă de cel puțin 1 an. Trebuie să aibă experiență de lucru cu un computer personal, produse software.
6.2 Arhivarul ar trebui să știe următoarele întrebări:
-
legislația actuală privind arhivarea documentelor organizației și în conformitate cu activitățile acesteia; ordinea de procesare a documentelor care sosesc în arhivă; structura Companiei (Sucursala); procedura de acceptare și depunere a documentelor în arhivă, stocarea și utilizarea acestora; cultura muncii și etica profesională; protecția muncii, siguranța și protecția împotriva incendiilor.
Am citit instrucțiunea:
____________________________________________ _______________ «_____» ______________ 20 ___ g.
(Numele complet) - (semnătura) (data)
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: