DOCUMENTATIE ELECTRONICA IN ORGANIZARE
Deja de mult timp organizațiile de orice formă de proprietate comunică prin schimbul de documente electronice. În primul rând, aceasta se referă la interacțiunea cu autoritățile fiscale și alte organe de stat. Și mai multe organizații se deplasează la documentul electronic intern, deoarece nu numai că economisește timp, dar, de asemenea, facilitează munca angajaților, reduce pierderea de documente pe hârtie, și așa mai departe. D. Faptul că un astfel de document electronic și modul în care este organizată, să fie discutate în acest articol.
Cu ajutorul gestiunii documentelor electronice, contabilii prezintă rapoarte autorităților fiscale, FIU, FSS, Rosstat etc. De asemenea, este realizat de către contractori în sfera achizițiilor publice. Documentele electronice sunt acceptate în instanțe ca probe, în formă electronică pot fi încheiate tranzacții etc.
O semnătură electronică este o informație în formă electronică care este atașată la alte informații în formă electronică (informații semnate) sau asociată în alt mod cu astfel de informații și care este utilizată pentru a identifica persoana care semnează informațiile.
Articolul 5 din Legea N 63-FZ stabilește trei tipuri de semnături electronice:
1. O semnătură electronică simplă (denumită în continuare "PEP") este o semnătură electronică care, prin utilizarea de coduri, parole sau alte mijloace, confirmă faptul că o anumită persoană a creat o semnătură electronică. Aceasta înseamnă că această semnătură indică numai persoana care a semnat documentul, dar nu confirmă informațiile conținute în document. Pentru ca un document electronic să fie considerat un PEP semnat, trebuie să existe una dintre următoarele condiții:
- o semnătură electronică simplă este inclusă în documentul electronic în sine;
- cheia simplă de semnătură electronică se aplică în conformitate cu regulile stabilite de operatorul sistemului informatic prin care documentul electronic este creat și / sau trimis, iar documentul electronic și electronic creat și / sau trimis conține informații care indică persoana în numele căreia a fost creat documentul electronic și / sau a fost trimis un document electronic.
Un document electronic semnat de un PEP poate fi recunoscut ca fiind echivalent cu unul pe suport de hârtie, dacă este prevăzut în acte legislative de reglementare și (sau) un acord între participanții la interacțiunea electronică. În același timp, aceste acte și (sau) acorduri trebuie să prevadă:
- normele de determinare a persoanei care semnează documentul electronic pe simpla sa semnătură electronică;
- datoria persoanei care creează și / sau utilizează cheia unei semnături electronice simple să respecte confidențialitatea.
Nu este permisă utilizarea unui PEP pentru semnarea documentelor electronice care conțin informații care constituie un secret de stat sau într-un sistem informatic care conține informații care constituie un secret de stat (articolul 9 din Legea nr. 63-FZ).
2. Creșterea necalificată semnătură electronică (denumită în continuare - UNEP) - este o semnătură electronică, care este obținută ca urmare a transformării criptografice a informațiilor cu ajutorul semnăturii digitale cheie și pentru a determina persoana care semnează un document electronic, să descopere faptul de a face modificări în document electronic, după data semnării. Acesta este creat folosind mijloace de semnătură electronică. Pentru înregistrarea ETC este necesar să se adreseze centrului de certificare pentru emiterea cheii. Cheia EP este o secvență unică de simboluri concepute pentru a crea o semnătură electronică. De asemenea, există o cheie de verificare pentru EP, care este o secvență de simboluri și care are scopul de a verifica autenticitatea EP. Documentul de confirmare a titularii cheii de verificare pentru EP este un certificat al cheii de verificare a PE, care este de asemenea eliberat de centrul de certificare sub forma unui document electronic sau pe suport de hârtie.
Pentru informații. Lista centrelor de certificare acreditate este afișată pe site-ul oficial al Ministerului Comunicațiilor în rețeaua de informații și telecomunicații Internet - minsvyaz. ru, secțiunea "Acreditarea centrelor de certificare" <2>.
Un document electronic semnat de CEE-ONU, ca un PEP semnat, poate fi recunoscut ca fiind echivalent cu cel scris pe suport de hârtie, dacă este prevăzut de acte normative și / sau de acord între participanții la interacțiunea electronică. Cu utilizarea ETC, certificatul cheie nu poate fi creat dacă conformitatea EP cu aceste caracteristici poate fi asigurată fără un astfel de certificat (clauza 2, clauza 6 din Legea N 63-FZ).
3. Semnătura electronică calificată îmbunătățită (denumită în continuare "CCEP") este o semnătură electronică care corespunde tuturor semnelor unei semnături electronice necalificate și următoarelor caracteristici suplimentare:
- cheia pentru verificarea semnăturii electronice este indicată în certificatul calificat;
- pentru crearea și verificarea unei semnături electronice se utilizează mijloace de semnătură electronică, care au fost confirmate prin respectarea cerințelor legii N 63-FZ. Un certificat calificat al cheii de verificare este emis de o autoritate de certificare acreditată, de reprezentantul său autorizat sau de un organism federal autorizat.
Fiți atenți! Informația în formă electronică, semnată de UKEP, este recunoscută ca un document electronic echivalent cu un document de hârtie semnat cu o semnătură scrisă de mână. În comparație cu PEP și UNET, acesta are cel mai înalt grad de protecție și poate fi folosit pentru a depune documente către orice autoritate. Singurele excepții sunt cazurile în care legile sau alte acte normative stipulează necesitatea prezentării unui document numai pe suport de hârtie.
Astfel, pentru a implementa circulația documentelor electronice, organizația trebuie mai întâi să dobândească o semnătură electronică (dacă nu a avut-o), să obțină un certificat-cheie, să încheie un acord privind schimbul de documente electronice cu contrapărțile, precum și un contract cu operatorul. În același timp, toți participanții la circulația documentelor electronice trebuie să fie conectați la un singur operator. Registrul operatorilor este afișat pe site-ul FTS.
Flux de lucru electronic intern
Multe organizații, în special cele mari, conduc circulația documentelor electronice nu numai cu omologii și organele de stat, ci și în afacerile lor interne - cu ajutorul unui sistem informatic. Cu gestionarea documentelor interne, este posibil ca o semnătură electronică să nu fie utilizată. Dar în acest caz, software-ul utilizat în organizație ar trebui să permită identificarea persoanei care a semnat documentul.
Pentru a introduce managementul documentelor electronice în cadrul organizației, angajatorul emite o comandă și aprobă un regulament sau reguli privind gestionarea documentelor electronice. Documentele interne, de regulă, sunt comenzi, contracte, explicații și memo-uri, rapoarte, avize și așa mai departe. D. Lista documentelor pe care le creează, procesarea comenzilor, revizuirea, armonizarea și depozitare, precum și o listă de posturi implicate în electronică fluxul de lucru, sunt stabilite prin regulamente.
În plus, acestea pot fi elaborate diverse instrucțiuni cu privire la documentele interne în care etapele sunt descrise acțiuni ale lucrătorilor angajați în acest flux de lucru, timpii de procesare, și așa mai departe. N. Într-un album separat, plasat în program, probele (modele) de diverse documente pot fi aprobate.
Documentele electronice sunt create, procesate și stocate în sistemul electronic de gestionare a documentelor. O parte din documente (de exemplu, asociate valorilor materiilor prime), care necesită prezența semnăturilor "vii", sunt tipărite și stocate și pe hârtie. În acest caz, dispoziția ar trebui să stabilească nu numai o listă de documente, crearea, stocarea și utilizarea cărora se poate face exclusiv sub formă de documente electronice, dar și o listă de documente duplicate pe suport de hârtie. La elaborarea nomenclatorului de cazuri, se indică că cazul este procesat electronic.
Aplicând managementul documentelor electronice în cadrul organizației, angajatorul trebuie să asigure protecția informațiilor, integritatea datelor prelucrate, precum și protecția antivirus a informațiilor.
În prezent, nu există un singur produs software care să vă permită să automatizați fluxul de lucru într-o organizație. Și în ciuda faptului că acest proces necesită nu numai investiții financiare, ci și timp pentru instruirea angajaților, acest scop justifică mijloacele. de management al documentelor electronice intern nu se poate deplasa numai departe pe suport de hârtie, dar, de asemenea, reduce timpul de negociere și de executare a documentelor, organizarea și structura stocarea documentelor din arhiva electronică, oferă o căutare rapidă a documentelor și reduce probabilitatea de pierdere, facilitează munca angajaților, și așa mai departe. D.
Înregistrarea și stocarea documentelor electronice
Înregistrarea documentelor electronice se efectuează și electronic, pentru care se poate crea o cartelă electronică. Pentru a umple automat cardul, angajații responsabili pot crea directoare electronice care includ o listă de departamente și persoane din cadrul organizației care efectuează gestionarea documentelor electronice, numele contrapartidelor și agențiile guvernamentale implicate în gestionarea documentelor electronice. În cartea electronică, conform anexei la reguli, pot fi înregistrate următoarele informații:
3. Poziția, numele și inițialele persoanei care a semnat documentul - pentru documentele create în organizație, acest câmp poate fi completat din director și din documentele primite - manual.
4. Tipul de document - acesta poate fi un raport, o scrisoare, un contract, un act. Lista de documente poate fi, de asemenea, setată de către director.
5. Data documentului. Când înregistrați un document creat în organizație, acesta este pus automat în funcțiune, atunci când înregistrați documentul primit - data primirii acestuia este scrisă.
6. Numărul documentului - de asemenea, poate fi marcat automat. În acest caz, acesta poate fi ordinal sau conține codurile subdiviziunii care l-au compilat.
7. Data primirii documentului - înregistrată automat la înregistrarea documentului. În același timp, timpul de primire a documentului poate fi stabilit.
8. Numărul documentului de intrare - numărul de ordine atribuit documentului primit atunci când este înregistrat, de regulă, în mod automat. În cazul în care documentul este, de asemenea, introdus și pe suport de hârtie, acesta se marchează numărul atribuit la primirea pe cale electronică, astfel încât să nu creeze confuzii și pentru a facilita căutarea documentului.
10. Titlul documentului sau un rezumat al acestuia trebuie să fie completat manual și să conțină informațiile scurte indicate în document. De asemenea, cu ajutorul directoarelor-anteturi, puteți lega documentul într-un anumit subiect.
11. Indice de caz - selectați numărul (indexul) cazului pentru nomenclatură.
13. Numărul de coli din documentul principal.
14. Numărul de cereri.
15. Numărul total de foi de aplicații.
16. Instrucțiuni pentru executarea documentului - executorul este indicat în conformitate cu rezoluția sau instrucțiunea din document în sine și data execuției.
17. Poziția, numele și inițialele interpretului - repetă paragraful anterior.
18. Marca de confidențialitate - se completează în conformitate cu cerințele documentului: "Pentru uz oficial", "Secret comercial" etc.
Având în vedere că normele au fost elaborate pentru organele executive federale, alte organizații pot utiliza această listă pentru a dezvolta lor de e-card sau altă formă de document care ar trebui să fie înregistrate documente electronice.
În ceea ce privește depozitarea documentelor electronice, se efectuează în conformitate cu nomenclatura dezvoltat de compania afacerilor interne și în conformitate cu principiile de organizare a documentelor și distribuirea acestora (grupuri) privind cazul (peste 10 ani) depozitarea permanentă și temporară, inclusiv pe probleme de personal. Nu numai documentele în sine ar trebui să fie stocate, dar și informațiile privind documentele conținute în cardurile electronice.
În actul normativ local al angajatorului în ceea ce privește organizarea existentă în software-ul și hardware-ul determină locul de stocare a documentelor electronice, înaintea transferului acestora către arhivele, să vizualizeze mass-media pe care sunt stocate, precum și formatele vieții lor permanente și lung raft.
Fiți atenți! Documentele cu EP-uri trebuie să fie stocate în memoria electronică a participanților la interacțiunea de informații împreună cu certificatele deschise corespunzătoare cheilor de verificare.
După expirarea perioadei stabilite pentru păstrarea documentelor electronice, pe baza actului aprobat de conducător, documentele specificate sunt supuse distrugerii.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: