Din motive obiective dincolo de controlul nostru, în fiecare organizație apar în fiecare zi un anumit număr de documente. Dacă nu sunt sistematizate, va fi complet imposibil să le înțelegem. La urma urmei, toate aceste documente sunt create pentru un anumit scop, dar cum să găsiți documentul pe care șeful sau inspectorul are nevoie brusc dacă toate documentele sunt stivuite într-o grămadă mare.
Se acceptă împărțirea documentelor la intrare (primită de la alte organizații sau de la alte departamente) și la ieșire (destinată trimiterii). Documentele de ieșire sunt, de obicei, făcute fie în două exemplare originale, fie fac imediat o copie. După aceea, originalul este trimis la destinație, iar o copie (sau al doilea original) rămâne în birou.
Pentru ca orice bucată de hârtie să fie găsită la momentul potrivit, există un sistem de stocare a documentelor. Toate documentele sunt distribuite pe cazuri și fiecare caz este colectat într-un dosar separat sau în mai multe dosare, dacă există multe documente în fișier. Dosarele sunt cel mai bine stocate în dulapuri speciale pentru stocarea documentelor.
De obicei, practica de stocare a documentelor în munca de birou. Dar, atunci când există prea multă hârtie, se recomandă efectuarea unei examinări a valorii documentelor. Toate documentele au propriul lor termen de valabilitate. De exemplu, termenii de stocare a documentelor de personal, precum și toate documentele care conțin date cu caracter personal - 75 de ani. Durata depozitării este reglementată de legislație și documente locale ale întreprinderii. În funcție de condițiile de stocare a documentelor, organizația împarte documentele în grupuri. Pentru fiecare grup este compilată o listă de documente cu termeni de stocare. Documentele care nu mai sunt necesare sunt distruse. Pentru a face acest lucru, puteți utiliza dispozitive speciale - polizoare. Dacă documentele conțin informații confidențiale, se recomandă crearea unei comisii speciale și executarea unui act de distrugere.
Dacă valorile care nu mai sunt utilizate, dar trebuie salvate devin prea multe, ele sunt arhivate pentru a stoca documente. Adică, este alocată o cameră separată care poate fi blocată și toate documentele de stocare pe termen lung sunt stocate acolo. Din documentele care sunt stocate în arhivă, dar care sunt utilizate constant în lucrare, se recomandă realizarea de copii. În acest fel. Va fi posibilă salvarea originalelor fără a încălca procesul de producție.
Dacă nu este posibil să alocați o cameră separată sau nu există posibilitatea de a crea modul de siguranță necesar pentru documente, se recomandă utilizarea serviciilor de stocare a documentelor. Pentru a face acest lucru, trebuie să încheiați un contract de păstrare a documentelor cu o firmă care are o unitate de depozitare special amenajată, infrastructură și personal adecvat. Depozitarea în exterior a documentelor are o serie de avantaje. În orice moment, puteți să comandați o copie a documentului necesar sau livrarea comenzii originalului. Iar la sfârșitul perioadei de depozitare, documentele vor fi distruse privat.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: