De ce avem nevoie de ordin în birou și cum să îl creăm? Există vreun "ordin perfect"?
Este important nu doar să punem lucrurile în ordine, ci să creăm astfel de sisteme atunci când munca se face cu un efort minim, iar ordinea este menținută "de la sine".
Potrivit Wikipedia, ordinea ideală este "o stare armonioasă, anticipată, previzibilă sau locația a ceva". Se pare, despre ce putem vorbi aici, dacă totul este clar? Cu toate acestea, dacă vă gândiți la asta, se dovedește că nu totul este atât de simplu.
Ai venit vreodată să viziteze și să admire se pare ca apartamentul cuiva, și apoi vin acasă și dau seama că tu personal în această locuință este puțin probabil să se simtă confortabil? Din păcate, calcularea greșelilor se întâmplă nu numai atunci când se repară apartamente private, dar când specialiștii sunt implicați în crearea unei imagini noi.
Într-o companie după reparație, angajații săi au început să ia concediu medical mai des, capul era bolnav constant. birou Compania de perete după renovare a devenit portocaliu și a achiziționat configurația cu linii întrerupte, plafonul a apărut lumini de neon, în plus, fundal în birou a sunat în mod constant muzică ciudat ... și nu de mult altceva. Dar, judecând după feedback-ul angajaților, noua imagine a companiei după reparare nu a beneficiat de ea.
Înființarea ordinului începe cu repararea. Este foarte dificil să restabiliți ordinea în cazul în care reparația a fost efectuată "pentru o bifă", de exemplu, plafoanele plafoanelor plafonului intră pe tavan, covorul murdar, firele atârnă etc.
Managerul asistent vine, de obicei, la locul de muncă atunci când a fost deja făcut mult în fața lui. Iar el trebuie să se adapteze la situația existentă și abia după un timp va avea ocazia să-l schimbe treptat.
Este important ca biroul să corespundă nivelului și statutului organizației. În acest caz, nu vă pare rău pentru banii companiei, dacă managerul consideră că imaginea este importantă. Este un lucru - apartamentul dvs. personal și repararea lui, altul - biroul. Sumele cheltuite pentru reparații pot fi diferite în funcție de suprafața unitară în zeci sau chiar de sute de ori!
Comanda este, de asemenea, un sistem de lucru care nu vă supraîncarcă mai presus de tine și de șeful tău. Unul dintre indicatori este ritmul în care operează compania. Rapid - nu înseamnă în agitat.
Cu cât ritmul este mai mare, cu atât mai importantă este predictibilitatea, atunci când fiecare angajat știe exact ce să facă și în ce al doilea trebuie făcut, ce și unde să luăm, unde să punem etc.
Cu ce să începeți să puneți lucrurile în ordine?
Mai întâi, să împărțim cele două procese: curățarea curentă și generală. Pentru "cifra de afaceri" este de dorit să achiziționați echipament de birou adecvat.
Este recomandabil să alocați timp pentru curățare nu numai în fiecare zi, ci și la sfârșitul ciclurilor de producție mici - odată ce au terminat de lucru cu un anumit grup de lucrări, au înlăturat imediat mizeria.
Uitați-vă la modul în care bucătarii lucrează în restaurantele bucătăriei japoneze, care lucrează la sistemul de transport cu sushi. Imediat ce bucătarul termină pregătirea ruloului (îl face direct în fața vizitatorilor), își îndepărtează locul de muncă (este întotdeauna perfect curat și atrăgător).
Se pare că acest lucru este imposibil. Cu toate acestea, de multe ori ceea ce părea anterior nerealist, cu o anumită abordare, este din punct de vedere tehnic destul de simplu.
În cazul în care demontarea de valori mobiliare necesită o lungă perioadă de timp, de a crea un sistem de stocare intermediară, dar este important să fie sigur să pună deoparte timp în timp devine o constantă în acest caz. Dacă într-un loc al biroului este colectează ceva - este un semnal că ceva trebuie să fie schimbat și a făcut mai convenabil: pentru a pune în aplicare această unitate, coș de gunoi sau de a redirecționa fluxul de lucruri, oameni, hârtie, etc. în alt loc.
Curățarea generală durează mult mai mult decât cea curentă. Este recomandabil să o puneți în plan atunci când tensiunea de lucru cade, de exemplu, înainte de vacanțe lungi sau atunci când seful pleacă în concediu etc. În timpul curățeniei de primăvară este util să vă uitați la biroul dvs. cu o privire proaspătă a vizitatorului ocazional. Dacă vă pare rău că vă despărțiți de unele lucruri, puteți să cereți pe cineva să vă ajute. De obicei, outsideri au tendința de a arunca mai mult decât vă puteți arunca.
Toate lucrurile, a căror utilizare este discutabilă, se pune într-un dosar sau cutie specială. Dacă nu aveți nevoie de ele într-o lună, ele pot fi aruncate. Dacă nu aveți nevoie de niciunul dintre articolele găsite, dar aveți nevoie de alte persoane (de exemplu suveniruri de afaceri), atunci acestea pot fi date. Este util să aveți o cutie în birou cu mici cadouri care pot fi transferate dacă este necesar (dar trebuie să fie lucruri noi, atractive pentru destinatar). Nu dați nici ceea ce nu aveți nevoie sau altă persoană - acesta este un semn de un ton rău.
Obiceiuri personale și cerințe de muncă
Unii chirurgi din casă ar putea să nu respecte regulile de igienă de bază. Dar asta nu le face medicii răi, dacă la lucru acționează conform instrucțiunilor.
Este important ca managerul asistent să producă o anumită impresie pozitivă asupra celor din jurul lui, care pot fi distruși chiar și de detalii minore.
În jurul profesiei secretarului a fost un halo cu anumite stereotipuri, pe care este de dorit să le corespundă într-un fel (ghidate de propriul lor sentiment de tact și bun simț).
Se consideră, în general, că asistentul primului lider se îmbracă mai bine decât ceilalți angajați ai firmei. Nu înseamnă "mai scump", dar înseamnă "cu gust". În magazinele de marcă puteți găsi produse de vânzare, disponibile pentru aproape orice buget. Hostess-ul biroului stabilește tonul pentru restul angajaților, dacă este necesar, face observații adecvate (lucrul principal este foarte tact).
Nu neglija lucrurile mici. Documentele pliate frumos și fără probleme, o ceașcă de ceai deservită în mod ideal - aceasta este cartea de vizită reală a asistentului primului lider. Vizați idealul, deși alți angajați pot crede că este suficient să faceți doar munca la timp și într-un fel. În același timp, nu este necesar să intrăm în perfecționism - aceeași perfecțiune prin definiție este de neatins. Fiecare persoană există obiceiuri mici, care sunt foarte dificil de manevrat - cineva trage de păr atunci când cineva este îngrijorat de buze muscat sau musca unghiile. Începe pentru a restabili ordinea cu el însuși - cu, în timp ce te uiti, ce impresie asupra altora face ca spațiul de lucru, iar atunci va fi mai ușor de a cere altor angajați să se supună cererilor și instrucțiunile dumneavoastră (care nu sunt întotdeauna de acord).
5 japoneză "C"
Japonezii ingenioși au venit cu un întreg sistem, pe care l-au numit "Lean Manufacturing" sau "Kaizen".
Kaizen, kaizen este o filosofie sau o practică japoneză care se concentrează pe îmbunătățirea continuă a proceselor de producție și management, dezvoltarea proceselor de afaceri auxiliare și îmbunătățirea tuturor aspectelor vieții.
Se pare că dacă pictezi magazinul în alb, atunci orice gunoi și murdărie vor deveni mai vizibile. Comparați cu abordarea standard - de a picta într-o culoare fără marcă, astfel încât să nu fie văzute lipsuri.
Baza metodei Kaizen constă în cinci elemente cheie - "5 S":
Cinci principii în practică sunt transformate în următoarele cinci reguli.
1. Sortare: scapa de inutile. Periodic, în birou, la locul de muncă și chiar în geantă, apare ceva inutil. Și creează o mizerie. Scapă de asta! Faceți acest proces obișnuit și bucurați-vă de el (credeți-mă, este posibil). Obișnuința este ceva care se repetă în mod regulat. Imediat ce observați lucruri inutile, documente etc. - Includeți un obicei (dacă, bineînțeles, există un moment pentru acest lucru chiar acum, dacă nu este acolo - asigurați-vă că reveniți la acest lucru mai târziu când apare). Treptat, obiceiul va fi fixat, iar nivelul de ordonare în jurul vostru va crește.
Dacă nu știți dacă un lucru este inutil sau nu, obțineți o cutie specială pentru astfel de cazuri, pe care trebuie să o goliți regulat (după o anumită perioadă, de exemplu, o săptămână sau o lună).
2. Observați ordinea: determinați pentru fiecare lucru locul său. Această regulă simplă evită multe probleme. Angajatul a pierdut un document important? Avea o copie, dar originalul a rămas cu tine. Unde sunt cheile apartamentului? Așezați un suport special lângă ușa din față. Astfel de tehnici economisesc mult timp, pentru că pur și simplu nu aveți situații în care aveți nevoie urgentă de ceea ce nu puteți găsi
Dacă pierdeți ceva în mod regulat, semnați locul în care lucrurile ar trebui păstrate permanent, cumpărați un container special, un dulap, un raft, un dosar etc. pentru el. Încurajați angajații să se asigure că documentele din computerele lor sunt stocate într-o anumită ordine și apoi în situațiile în care angajatul este bolnav sau a plecat în vacanță, orice persoană care îl înlocuiește descoperă rapid totul. Da, unii oameni se vor strădui să reziste noului sistem, dar dacă manifestați o anumită perseverență, combinată cu un sentiment de tact, ei vor aprecia în curând avantajele sale.
3. Păstrați zona de lucru curată. Permiteți oricărui chirurg să vă invidieze! Acest lucru nu înseamnă că vă aspirați constant tastatura sau frecarea cheilor cu alcool (deși, desigur, acest lucru este, uneori, util să faceți). Cel mai important lucru este să determinați personal pentru ce este - "curățenia".
De exemplu, când vă întoarceți acasă, nu mai rămâne un singur document pe masă. Sau nu există icoane inutile pe calculatorul dvs. "desktop", toate documentele sunt în dosare speciale și nu cad ca și cum, cu speranța că într-o bună zi veți pune lucrurile în ordine. Este mult mai ușor să sistematizați inițial ceea ce salvați și să vă instruiți tehnologia altor angajați, trimițându-le o scrisoare specială, care arată în mod clar ce trebuie făcut și cum.
4. Standardizarea procedurilor pentru a menține curățenia și ordinea. Este foarte dificil să verificați calitatea ochiului. La întreprinderile de înaltă tehnologie există întotdeauna servicii de control tehnic.
Dacă doriți ca angajații să respecte anumite reguli, creați memorii scurte pentru ele, dacă este necesar - faceți poze cu ceea ce credeți că este corect și includeți fotografia direct în memo.
Aceste instrucțiuni nu ar trebui să fie prea multe, altfel o persoană uită totul dintr-o dată. Selectează doar cel mai important lucru care contează pentru tine și îi învețe pe ceilalți cum să o atingă rapid și ușor. Cu cât efortul este mai mic, cu atât mai bine.
5. Îmbunătățirea ordinii, stimularea întreținerii acesteia. Dacă creați memo-ul cel mai ideal, dar nu-l implementați și monitorizați conformitatea cu cerințele dvs., toate eforturile depuse vor fi în curând la zero. Pentru a vă îndeplini cerințele pur și simplu - lăudați oamenii pentru ceea ce fac bine și pentru a le indica delicat pentru greșeli. În același timp, este important să explicați exact ce trebuie corectat pentru a avea succes. Dacă există o oportunitate de a face o copie de rezervă cu ceva material - este minunat.
De exemplu, un bonus mic pentru cei mai exacți lucrători de birou în această lună (este important să nu fie aceeași persoană de fiecare dată, altfel ceilalți vor pierde entuziasmul). De asemenea, mijloacele dovedite simple, cum ar fi plăcile de onoare, recunoștința de la cap, un mic cadou etc., sunt de asemenea bine dovedite.
Puteți aplica aceste sfaturi nu numai la locul de muncă, ci și acasă, unde lucrează cu succes, beneficiind zilnic de dumneavoastră.
Anunțuri privind problemele viitoare
Trimiteți-le prietenilor: