3. Condițiile de muncă ale secretarului ......................................................... .. 13
4. Iluminarea la locul de muncă ....................................................... 15
5. Influența efectelor microclimatului și a zgomotului la locul de muncă ......... 18
6. Contactele de afaceri ale secretarului .................................................... 21
6.2. Organizarea recepției vizitatorilor .......................................... .22
6.3. Activitatea secretarului cu informații pentru manager .................. .23
Biroul de recepție este centrul muncii firmei, inima ei. Cel mai talentat și inteligent lider nu va fi capabil să facă față activității dacă recepția este prost organizată. Persoana principală din sala de așteptare este secretarul. Din ce în ce mai mult, funcția de secretar este chiar îmbinată cu managerul de birou.
Calitatea muncii recepției este direct legată de organizarea competentă a spațiului intern al companiei în general și, în special, de spațiul de recepție. De unde se află salonul de recepție, modul în care este echipat, ce design depinde de interiorul său și viteza de rezolvare a problemelor și impresia generală a firmei față de clienți, clienți, parteneri de afaceri.
Biroul modern ar trebui să îndeplinească cerințele economiei, ceea ce este deosebit de important datorită prețurilor ridicate pentru spații de birouri, echipament tehnic ridicat, design organic și securitate atât în ceea ce privește securitatea informațiilor, cât și siguranța personală a angajaților companiei. De aceea, organizarea spațiului de birouri îngrijorează acum toți directorii de gândire.
O "sală de așteptare" strânsă, întunecată și întunecată, în fața șefului biroului, va prezenta imediat compania într-o lumină dezavantajoasă în fața unor clienți potențiali valoroși.
O mare importanță este organizarea rațională a locului de muncă al secretarului. Pentru a face acest lucru, trebuie mai întâi să clarificați și să identificați principalele funcții ale secretarului, conexiunile de informare, rutina zilei de lucru, o listă de materiale pe care trebuie să le aibă. Apoi alegeți mobilierul, inventarul, hardware-ul, echipamentul de birou și papetărie.
1. Planificarea la locul de muncă
Varianta sa rațională presupune plasarea ITU și a obiectelor de muncă în zonele cele mai convenabile pentru realizarea proceselor de muncă. Se numesc zone de lucru.
Zona de lucru este spațiul dintr-o stație de lucru staționară în planurile orizontale sau verticale în care lucrătorul, fără mișcare, poate să facă lucrarea. Sunt normale și maxime.
Zona de lucru normal în planul orizontal este restricționat arc imaginar delimitând capetele degetelor de la dreapta și stânga, brațele îndoite de la cot coborât liber umăr. Această zonă ocupă aproximativ 1000 mm de-a lungul frontului și 300 mm în adâncime. Aici sunt cele mai frecvent utilizate mijloace și obiecte ale muncii și se desfășoară activitatea principală.
Suprafața maximă de lucru din planul orizontal este limitată la un arc imaginar, delimitat de capetele degetelor brațului complet al bărbatului. În această zonă (muncitorul lucrează cu brațe întinse), se află instrumentele de muncă folosite mai puțin frecvent. Suprafața care se suprapune reciproc (pentru două mâini) este determinată de aproximativ 1500 mm de-a lungul frontului și de 500 mm în adâncime. De obicei, dimensiunile mesei sunt luate oarecum mai mari decât zona maximă de acoperire.
În planul vertical există cinci zone: zona inferioară neconfortabilă (până la 750 mm de podea); partea inferioară este mai puțin convenabilă (de la 751 până la 925 mm); Confortabil (de la 925 la 1675 mm); top într-un confortabil (de la 1675 la 1925 mm); superior inconfortabil (de la 1925 mm și mai sus).
Cerința principală pentru planificarea rațională a locului de muncă este de a economisi timp în găsirea mijloacelor și obiectelor de muncă și de a reduce efortul fizic al angajatului. Pentru aceasta, trebuie respectate următoarele reguli:
pe suprafața de lucru a mesei nu ar trebui să existe nimic inutil;
fiecare obiect și mijloc de muncă trebuie să aibă locul său, pentru că aranjamentul disordon al acestora provoacă mișcări și timp inutile. În practica străină se folosește legea "mesei libere": pe masă poate exista doar o singură lucrare cu documentele și mijloacele de muncă necesare pentru aceasta, tot ce trebuie să fie în interiorul mesei;
consumabilele de birou (creioane, pixuri, cleme etc.) trebuie depozitate într-un sertar de birou cu separatoare speciale;
documentele cu care lucrările secretariatului sunt plasate în zona care face examinarea, pentru documentele procesate se recomandă să se găsească cutii sau compartimente speciale în cutie;
documentele și mijloacele de muncă sunt aranjate astfel încât să asigure cea mai bună coerență în desfășurarea activității;
mișcările lucrătorului trebuie să fie optime, adică mai scurte și mai economice în ceea ce privește timpul și efortul.
Organizarea de spatiu de lucru secretar pentru a îndeplini cerințele organizației științifice în planificarea și întreținerea acestuia, precum și cerințele și oportunitățile de utilizare a echipamentelor de birou moderne, a echipamentelor și a echipamentului este o condiție prealabilă pentru obținerea unor performanțe ridicate, eficiența și calitatea muncii, să mențină eficiența în întreaga lucru zi, oferind servicii de secretariat cu adevărat utile.
Locul de muncă al secretarului este o unitate importantă în organizarea procesului de lucru în instituție. Deoarece secretarul este "persoana instituției", atunci locul său de muncă ar trebui să fie un model de organizare corectă, un indicator al culturii înalte a muncii. La urma urmei, modul în care arată locul de muncă al secretarului este adesea judecat de activitatea întregii instituții.
Planificarea locului de muncă al secretarului ar trebui să asigure un confort maxim în îndeplinirea îndatoririlor care îi sunt atribuite și, în același timp, să îndeplinească cerințele pentru economisirea spațiului:
locul de muncă al secretarului în sala de primire se află, de obicei, lângă biroul capului, în centrul camerei, lângă ușile la birou și pentru a putea vedea cu ușurință pe toți cei care intră;
În sala de primire ar trebui să fie doar articolele solicitate de secretar și de alți angajați direct în proces de lucru;
Mobilierul pentru vizitatori ar trebui să fie într-o zonă bine văzută de secretar, convenabilă pentru plasarea sa.
Cea mai mare parte a timpului de lucru, secretarul lucrează așezat, și anvelopele, astfel încât el ar trebui să-și poată întinde picioarele confortabil, să se ridice liber, să schimbe poza pentru scris, să lucreze la o mașină de scris, să citească.
Locurile de muncă ale secretarului sunt, mai presus de toate, un birou confortabil și destul de spațios. Experții recomandă utilizarea unei mese universale, în spatele căreia puteți lucra cu documente și puteți purta o conversație cu vizitatorii. În aceste scopuri, tabelul care este chiar în fața persoanei așezate este mai bun decât la celelalte. Acest design vă permite să aveți suficient spațiu pe masă pentru a plasa documente în lucru și, în același timp, pentru a purta o conversație cu vizitatorii.
Pe lângă desktop, este mai bine să folosiți o masă separată pentru un computer personal. Aceste desktopuri sugerează amplasarea convenabilă a afișajului, a tastaturii și a procesorului, precum și a unui scaner, a unei imprimante, a unui modem etc.
În același timp, este mai bine să plasați masa PC-ului în așa fel încât ecranul afișajului să fie desfășurat în direcția opusă vizitatorilor. Acest lucru va proteja informațiile confidențiale care pot apărea pe ecran în momentul sosirii unui vizitator neașteptat.
Și acum câteva cerințe generale pentru organizarea și echiparea locurilor de muncă cu PC.
proiectarea mesei de lucru ar trebui să asigure plasarea optimă pe suprafața de lucru a echipamentului utilizat, ținând cont de numărul și caracteristicile sale de proiectare (mărime PC, tastatură etc.), natura muncii efectuate.
înălțimea suprafeței de lucru trebuie reglată între 680 - 800 mm; în absența unei astfel de oportunități, înălțimea suprafeței de lucru a mesei trebuie să fie de 725 mm.
Biroul trebuie să aibă spațiu pentru suportul pentru picioare, care este: înălțime - cel puțin 500 mm, adâncimea la nivelul genunchilor - nu mai mică de 450 mm și la nivelul picioarelor alungite - nu mai mică de 650 mm.
Structura de lucru scaun (scaun) ar trebui să sprijine poziția de lucru rațional în timpul funcționării cu PC-ul, acesta permite să schimbe postura de a reduce regiunea statistică gât-umăr tensiune musculară și înapoi pentru a preveni oboseala.
Scaunul de lucru (fotoliu) trebuie să fie pivotant și reglabil în înălțime și unghiul de înclinare a scaunului și spătarului, precum și distanța dintre spate și marginea din față a scaunului.
Suprafața scaunului, a spătarului și a altor elemente de scaun (fotolii) trebuie să fie semi-moale, cu un strat anti-alunecare, neelectrizant și respirabil, care asigură o curățare ușoară a murdăriei.
tastatura calculatorului este cel mai bine plasată la o distanță de 10 - 15 mm de marginea mesei, apoi mâna mâinilor se va sprijini pe masă. Este recomandabil să cumpărați o căptușeală specială sub încheietura mâinii, care, după cum spun medicii, va ajuta la evitarea bolilor osoase.
Arta similara:
Organizarea muncii. Curtea Constituțională a Federației Ruse
>> Stat și lege
judecători. 3 Lucrări de organizare. Curtea Constituțională a Federației Ruse 3.1 Constituția Curții Constituționale. Președinte, vicepreședinți, judecător-secretar al Curții Constituționale; Adoptă regulamentele constituționale.
Organizarea lucrărilor cu documente de intrare și de ieșire într-o instituție publică
Rezumat >> Industrie, producție
Organizarea activității firmelor de brokeraj
Curs de lucru >> Bancar
"Infrastructura de pe piața de mărfuri" pe tema: "Organizarea activității de firme de brokeraj" Elevii Elena Goncharova. Specialitatea. (angajați de contabilitate, marketing, securitate și secretari.) Numărul total de specialiști "neproductivi" ar trebui să fie.
Organizarea lucrărilor cu documente care conțin secrete comerciale
Rezumat >> Industrie, producție
Scopul acestei lucrări este de a studia organizarea lucrărilor cu documente care conțin secrete comerciale. la aceste documente, se face numai prin secretarii contabilului cu înscrierea obligatorie în jurnal. Este interzis.
Organizarea activității serviciilor de întreprindere
Lucrări de testare >> Comunicare și comunicare
activitățile secretarului de presă. Toate declarațiile secretarului de presă ar trebui să fie obiective. În discursul de deschidere al secretarului de presă, tema conferinței de presă este anunțată. ar trebui să ocupe un loc important în activitatea organizațiilor. Este planificată activitatea serviciului de presă.
Articole similare
-
Filosofia lui David Hume - o bancă de rezumate gratuite, cursuri, teze
-
Sindicatul ca subiect al dreptului muncii - eseu, curs, diplomă
Trimiteți-le prietenilor: