Conceptul și funcțiile scrisorilor oficiale ................................................ 5
Cerințe generale pentru proiectarea, structura și stilul de prezentare a scrisorilor oficiale ....................................................................................... .. 12
Lista surselor utilizate ................................................ .. 21
În cazul în care documentația organizatorică, juridică și administrativă înregistrează în principal activitatea internă a organizației, contactele sale externe se reflectă în corespondența de afaceri.
Literele schimbă informații, fac sugestii, negociază etc. Uneori, documentația de fundal confirmă doar fapte, evenimente care trebuie luate în considerare numai.
Astfel, scrisoarea de serviciu este un nume generalizat pentru documente diferite în conținut, emise în conformitate cu GOST, trimise prin poștă, prin fax, e-mail sau curierat.
Fără exagerare, se poate spune că acesta este unul dintre cele mai comune tipuri de documente oficiale, prin urmare, acuratețea textului mesajului este în scris, succesul rezolvării problemelor specifice și, prin urmare, întreaga întreprindere va depinde în mare măsură.
Tema lucrărilor de control este destul de relevantă. Relevanța se datorează, în primul rând: apariția unui număr mare de organizații și întreprinderi cu forme diferite de proprietate, ceea ce duce, în consecință, la necesitatea consolidării formale și scrise a relațiilor de afaceri externe; în al doilea rând: dezvoltarea și consolidarea cerințelor moderne pentru prelucrarea documentelor, în acest caz scrisori de afaceri.
Scopul scrisului este acela de a realiza și executa diverse tipuri de scrisori de birou.
Lucrarea de testare constă dintr-o introducere, o concluzie și o parte principală, formată din trei părți. Prima parte se referă la conceptul de "scrisoare de serviciu" și la funcțiile sale. În a doua parte, este dată clasificarea celor mai comune tipuri de scrisori de serviciu în funcție de o caracteristică funcțională. Partea a treia se referă la specificul designului de rechizite individuale în litere, structura textului și stilul de prezentare a scrisorilor de serviciu, precum și importanța stilului de afaceri al prezentării la scrierea scrisorilor de afaceri.
Conceptul și funcțiile scrisorilor de afaceri
O scrisoare de serviciu este un document scurt (de obicei nu mai mult de 1-2 pagini) referitor la o problemă (sau mai multe aspecte interdependente) și destinat pentru efectuarea schimbului operațional de informații între întreprinderi (organizații, instituții), unitățile lor structurale .
Caracteristica principală pe care scrisorile de serviciu din toate tipurile de documente este alocată unui grup special de documente este expedierea lor, deși recent există tendința de a le trimite prin telegraf, fax și e-mail.
Funcțiile literelor de serviciu:
- organizațional - oferă un impact asupra oamenilor pentru organizarea și coordonarea activităților lor;
- comunicativ - asigură comunicarea externă a organizației;
- legală - este folosită ca probă, dovezi în caz de litigii între părți;
- educațional - necesită un nivel înalt de pregătire educațională, disciplinează interpretul.
Scrisorile de serviciu îndeplinesc diverse funcții și joacă un rol important în activitățile de management, contribuind la stabilirea relațiilor externe cu diverse organizații.
Tipuri de scrisori de serviciu
Înainte de a începe să studiem particularitățile pregătirii scrisorilor oficiale, nu putem să nu menționăm diversitatea speciei lor. Rețineți că pentru clasificarea scrisorilor de serviciu există o cantitate considerabilă de criterii de evaluare. În special, se știe că ele diferă una de cealaltă:
de gradul de accesibilitate a informațiilor conținute de acestea (prin restricția de acces) - acces obișnuit și restricționat (confidențial);
prin termeni de execuție - executați în termeni general acceptați, precum și prompt și urgent;
în funcție de volum - scurt, mediu și lung;
pe tipuri de informații conținute în acestea - textuale și combinate (combinând fragmente de text cu tabele, chestionare și imagini grafice);
în stil de prezentare - oficial și privat;
pe deplinitate - cu aplicatii si fara aplicatii;
privind compoziția - simplă (referitoare la o întrebare) și complexă (în ceea ce privește două sau mai multe întrebări);
pe o ocazie de informare pentru pregătirea - scrisori de inițiativă și răspuns.
Cu toate acestea, criteriul principal de clasificare este în continuare scopul lor funcțional. Iată o scurtă descriere a celor mai frecvent întâlnite varietăți de litere clasificate în funcție de o caracteristică funcțională.
O scrisoare de solicitare - prezintă o solicitare, într-un mod extrem de scurt, clar și respectuos, subliniază interesul organizației pentru implementarea rapidă a acesteia, exprimând în prealabil recunoștință pentru munca depusă (Anexa 5).
expeditorul cererii sau documentul de reglementare
Scrisoare de intentie - o scrisoare destinata sa insoteasca documentele (materialele) atașate la ea. Aceste scrisori pot conține informații suplimentare despre documentele atașate (materiale) - nume, număr de pagini etc. Scrisoarea de intenție ajută la controlul circulației documentelor (materialelor). (Anexa 8)
Primul este caracterizat de concretență și acuratețe excepționale
Scrisoarea de notificare - o scrisoare în care ceva este raportat sau afirmat. De obicei, acest tip de scrisori este răspunsul la solicitare și începe cu cuvintele "Vă vom informa cu privire la solicitarea dvs.", "Vă vom anunța".
Scrisoarea circulară este trimisă de organizația superioară, care informează întreprinderile subordonate cu privire la informații sau atitudini specifice privind aspecte de afaceri și sarcini de natură managerială.
Scrisoare de felicitare - conține felicitări legate de evenimente importante. În funcție de natura relației care a avut loc între expeditor și destinatar, se consideră oportun să se trimită felicitări din următoarele motive principale:
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: