Catalogarea documentelor

creare

director complet și ușor de utilizat, a documentelor de arhivă va permite fiecare companie pentru a optimiza în mod semnificativ procesele de afaceri, reglementează activitatea departamentului de arhivare și de a economisi timp, majoritatea absolută a angajaților pe care le-au să-și petreacă pe căutarea unui anumit document. Încercările de a face catalogarea documentelor în compania lung care funcționează în mod inevitabil, se va transforma persistent confuzie. Prin urmare, arhiviștii insistă asupra creării de cataloage în faza inițială a existenței oricărei organizații.

Conceptul de catalogare a documentelor

În cadrul catalogării documentelor, se acceptă înțelegerea întregului set de procese de lucru care, în cele din urmă, conduc la crearea și funcționarea completă a unui sistem de catalogare mai mult sau mai puțin complex, care este convenabil pentru stocarea documentelor. Cel mai adesea în companiile mijlocii și mari se creează un sistem de directoare, care cuprinde trei baze principale - cataloage tematice, subiect și sistematice. În același timp, fiecare companie are dreptul să creeze alte tipuri de cataloage pentru propria sa conveniență.

Procese de catalogare a documentelor

Pe scurt, putem spune că catalogarea documentelor include procese, cum ar fi prelucrarea bibliografică a fiecărei intrări de date într-un document de catalog electronic, sau de a crea un cartele index de hârtie, precum și lucrul direct cu directoare. Sub „Lucru cu directorul“ este menit să le folosească pentru a găsi documentele necesare, editarea și actualizarea periodică.

Cataloguri electronice

Desigur, în lumea de astăzi este imposibil să faci fără a crea un catalog electronic de documente. Cu toate acestea, catalogarea documentelor electronice nu prezintă dificultăți, deoarece toate programele moderne ale arhivei electronice includ cataloage convenabile și funcționale, care sunt configurate direct atunci când arhiva electronică este pusă în funcțiune.

Catalog electronic de documente de hârtie

În același timp, crearea catalogului electronic al documentației de hârtie - este o sarcină separată pentru programatori, deoarece programul electronic de catalog de hârtie este un software complet independent.

Articole similare

Pagina anterioară