Păstrarea documentelor în organizație

Activitatea vieții oricărei organizații, firme, întreprinderi și chiar statul este imposibilă fără un flux de lucru stabilit. Documentele, precum și nevoia de a le muta, de a le crea sau de a le primi înainte de întoarcere, expirare sau atașament, au intrat ferm în viața unei persoane de la apariția scrisului. Păstrate de la cele mai vechi timpuri, ele confirmă documentarea diferitelor sfere ale vieții persoanelor sau afacerilor de stat.

Istoricul gestionării înregistrărilor în Rusia

Primele documente care au înregistrat viața vechiului stat rus erau cronici. Ei au vorbit despre tratatele încheiate între Rus și Bizanț, reflectând evenimentele istorice. De asemenea, relațiile diplomatice au fost consemnate în scrisori. În plus, aceștia au vorbit și despre acorduri diferite, în special între comercianți. Certificatele, în funcție de scop, pot fi judecăți și ordine.

Toate documentele au fost scrise pe pergament, care la acel moment era considerat material foarte scump. Până la sfârșitul perioadei de fragmentare feudală a Rusiei cu privire la conceptul de lucru în birou ca sistem, era prea devreme să spunem.

Istoria gestionării înregistrărilor în statul rusesc constă din perioade: prerevoluționare, sovietice și post-sovietice.

prerevoluționat

Lucru pre-revoluționar de birouri dezvoltat în secolele XVI - începutul secolului XX. Această etapă, la rândul ei, este împărțită în mai multe perioade:

Activitatea clericală Prikaznoe a început să se formeze după formarea unui stat rus centralizat. A fost efectuată în colibe (clerical, labial, zemstvo) de grefieri. Sistemul în sine a fost format în ordine - instituțiile centrale. De aici și numele perioadei. Trăsătura distinctivă a activității de mandatare a biroului este apariția unui "personal" separat de persoane care au fost implicate în pregătirea proiectelor, anchete, organizarea depozitării de documente, rescrierea proiectelor.
Evidența colegială a fost creată după reformarea administrației centrale. În colegii au început să se aplice cărți de înregistrare și arhive organizate. Stocarea documentelor în ordinea stabilită a fost organizată pentru prima oară în perioada desfășurării activității de colegiu.
Executiv (în secolul XIX - începutul secolului XX). A fost dezvoltat în timpul reformelor. Baza noului sistem administrativ a fost principiile de gestionare individuală - executarea exactă a ordinelor înalților funcționari, precum și ierarhia - o împărțire strictă a responsabilităților între funcționarii de diferite grade și poziții.

Managementul înregistrărilor sovietice

Postsovietica

Depozitarea documentelor la întreprindere

În procesul de activitate a firmelor, instituțiilor, întreprinderilor există un flux imens de documente, se primesc și se creează lucrări. Atunci când este pierdută necesitatea utilizării lor în activitățile zilnice pentru a rezolva problemele și problemele curente, este nevoie de acumularea și păstrarea informațiilor. În plus, este extrem de important să aveți acces ușor și rapid la datele necesare în orice moment, chiar și după câteva zile, luni sau ani după eliberarea hârtiei din circulație. Dacă arhivele nu sunt organizate corect și calendarul nu este îndeplinit, problemele legate de găsirea hârtiei potrivite pot apărea mai târziu. Căutarea rapidă și aplicarea documentelor prin numire sunt posibile numai dacă sunt clar împărțite în grupuri, separate, de exemplu, în cazuri.

O nomenclatură de cazuri servește ca o carte de referință sistematizată specială, care determină ordinea de distribuție a lucrărilor în afaceri.

Noțiunile de "nomenclatură a cazurilor" și "afaceri"

Nomenclatorul cazurilor se referă la cel mai simplu clasificator de cazuri care vă permite să sortați rapid documentele pentru o căutare rapidă, dacă este necesar, indicând timpul de depozitare în forma prescrisă. Un astfel de clasificator are o importanță deosebită în organizarea funcționării neîntrerupte a unei companii sau a unei instituții municipale.

O chestiune este un document plasat sub aceeasi acoperire sau un set al acestora care se refera la o anumita problema sau activitate. În cazurile interzice duplicarea proiectelor de lucrări, importanța repetate sau pierdute, de sfârșit de perioadă de păstrare legală.

Nomenclatorul cazurilor este un document multi-scop care:

Este baza pentru plasarea documentelor pe dosare, în căutarea documentelor necesare.
Indică indexarea documentelor și a fișierelor.
Stabilește timpul de stocare al documentelor.
Este un fel de manual în prima etapă a examenului.
Este un document care ia în considerare cazurile de depozitare temporară (până la zece ani).
Este baza pentru formarea inventarelor de documente care vor fi păstrate permanent și temporar.
Este locul depozitării actelor pentru distrugerea afacerii întreprinderii cu perioadele de depozitare expirate (distrugerea valorilor mobiliare).

Tipuri de nomenclaturi în întreprinderi

Există trei tipuri de nomenclaturi. O nomenclatură standard este un document normativ care stabilește compoziția cazurilor inițiate în activitatea de birou a organizațiilor de același tip.

Nomenclatorul eșantionului are un caracter recomandator, stabilește o anumită compoziție a cazurilor (cu indicii indicilor lor), instituită în procesul de funcționare a organizațiilor cărora li se distribuie nomenclatura.

O nomenclatură separată a cazurilor unei anumite întreprinderi este formată de angajații sprijinului documentar și circulației documentelor organizației. Șefii unităților structurale sunt implicați în acest proces, deoarece au o idee despre dezvoltarea planificată a întreprinderii, care permite să se ofere în mod eficient tipuri de valori mobiliare care pot apărea în viitorul apropiat în cadrul organizației.

Normele de bază privind stocarea documentației

Un număr mare de valori mobiliare, cu valoare și semnificație diferite, se formează în cursul activității oricărei întreprinderi. Tipuri de valori mobiliare pentru care ar trebui să fie organizate stocarea documentelor în organizarea, procedura și termenele sunt reflectate în diferite acte juridice, care pot include, ca o lege corporativă o entitate separată, legislația privind arhivele precum și legile cu privire la contabilitate. Legile privind contabilitatea și arhivele au forță egală cu actele normative emise de consiliul constitutiv sau de conducerea unei anumite organizații.

Pe baza părții 1 din art. 17 din Legea nr. 125-FZ, întreprinzătorii, organizațiile private și de stat au obligația de a păstra documentele de arhivă în timpul perioadelor de depozitare, inclusiv documentele privind personalul. În funcție de statutul unei întreprinderi comerciale, se stabilește procedura de îndeplinire a obligației de depozitare a valorilor mobiliare și perioada de păstrare a documentelor în cadrul organizației. Instituțiile comerciale au dreptul de a opri depozitarea documentelor după expirarea termenului limită.

Documente contabile

Declarații fiscale și alte documente pentru calcularea impozitelor

Perioada în care o întreprindere sau o instituție municipală este obligată să țină o evidență a deducerilor fiscale este stabilită la punctul 170 din listă. Astfel, perioada de valabilitate a documentelor în cadrul organizației, atunci când este vorba de declarațiile fiscale pentru ultimul an calendaristic, este de cel puțin un deceniu, păstrate trimestrial timp de cel puțin cinci ani calendaristici consecutivi, perioade care urmează să fie păstrate pentru anul cel puțin un calendar - aceste informații indică o listă de viață a documentelor de raft. În absența rapoartelor pentru anul calendaristic, alte tipuri de declarații sunt păstrate timp de cel puțin zece ani. Deci, alte tipuri de raportare ar trebui salvate timp de cel puțin cinci ani calendaristici. Rapoarte pentru luna calendaristică în absența trimestrială, stocate pe aceleași principii.

Documentele prin care se calculează impozitele și taxele nu sunt definite în lege. Cu toate acestea, în al optulea paragraf din primul paragraf al articolului 23 din Codul fiscal ar trebui să specifice faptul că o perioadă de patru ani, contribuabilii trebuie să stocheze documente: înregistrările contabile și fiscale, orice alte dovedind un profit, punerea în aplicare a cheltuielilor, de plată și impozitul reținut la sursă și alte taxe. Același lucru este stabilit de lista de documente cu indicarea termenilor de depozitare. Acesta este postat pe site-urile oficiale ale guvernului Federației Ruse și Rosarkiv.

Termenii de stocare a documentelor în întreprindere

Perioada de stocare a documentelor este un interval de timp stabilit de legislația Federației Ruse și valorile selectate de expertiza pe parcursul căreia trebuie păstrate până la distrugerea lor.

Ca urmare a activităților întreprinderii și a instituției, se creează lucrări care au semnificații diferite. O listă tipică de stocare a documentelor vă permite să distrugeți documentația care a îndeplinit deja sarcina. Și există și cei care nu își pierd importanța de mai mulți ani. Și al treilea tip, conține informații științifice sau practice semnificative. Acest tip are un termen de valabilitate permanent.

Astfel, perioadele tipice de stocare a documentelor pot fi:

temporar până la zece ani;
temporar pentru mai mult de zece ani;
constantă.

În unitățile care se ocupă de munca de referință, cazurile rămân timp de doi ani, indiferent de statutul care se ocupă cu: depozitarea permanentă și temporară (mai mult de zece ani). Ei se predau la arhiva organizației după acest timp.

Indiferent de forma în care se face documentația (pe suport de hârtie sau pe suport electronic), termenii de păstrare a documentelor nu se modifică. Valoarea determinantă a duratei utilizării acestora depinde de informațiile conținute în acestea. Această problemă este implicată în examinarea valorii.

Examinarea valorii documentelor este stabilirea importanței pe care depinde determinarea perioadei de economii. Examinarea se efectuează pentru a determina care documente specifice pe care statul, societatea, știința și persoanele fizice le pot oferi cele mai bune date necesare. Pentru documentele care au fost selectate pentru stocare temporară, trebuie să stabiliți cât timp vor fi necesare în viitor. O sarcină importantă de examinare pe hârtie este, de asemenea, stabilirea perioadei de păstrare a documentației.

Astfel, au fost evidențiate următoarele sarcini ale examinării valorii:

Transferul pentru stocarea permanentă în arhivele de stat a documentației RF, care este importantă pentru politică, economie, economie, știință, cultură a țării, selecție preliminară pentru aceasta.
Documentele care păstrează importanța practică, dar care nu reprezintă o valoare științifică și istorică sunt selectate pentru depozitare temporară.
Cei care și-au pierdut valoarea și nu au valoare științifică sunt selectați pentru distrugere.
Stabilirea termenilor de depozitare a documentelor, modificarea lor.

Pe parcursul examinării, se verifică și calitatea organizării nomenclatorului de cazuri, arhive și stabilirea termenilor de păstrare a documentelor.

Modalități de organizare a depozitării documentelor la întreprindere

Odată cu apariția tehnologiei electronice, nu este nevoie să se utilizeze o clădire întreagă pentru o arhivă, vor exista destule încăperi, dacă este o organizație vastă cu o istorie de zece ani. Dar, în orice caz, este necesară organizarea stocării documentelor în organizație.

Există mai multe opțiuni pentru modul în care puteți organiza o arhivă electronică:

Legislația nu specifică ce fel de stocare este de a fi utilizat, lista documentelor cu termene spune doar termenul legal. Este important doar respectarea regulilor de transfer al documentelor, a formei corecte de executare și a unui certificat de semnare.

Articole similare

Pagina anterioară

Pagina următoare