Finalizat afaceri de birou (peste 10 ani), depozitarea permanentă și temporară, după sfârșitul anului calendaristic în care au fost deschise, sub rezerva clearance-ul pentru depozitare ulterioară sau transferul către arhivele departamentale.
Realizarea unui caz pregătește cazul pentru depozitare în conformitate cu regulile stabilite.
Înregistrarea cauzei începe de la momentul înființării în birou și este finalizată în cursul procesului de pregătire pentru depunerea la arhiva departamentală.
Înregistrarea cazurilor este efectuată de către angajații serviciului de asistență pentru documentație al organizației și diviziilor structurale.
Scopul lucrării este de a examina depunerea dosarelor la OAO SibPriborMash.
Pentru a atinge acest obiectiv, este necesar să rezolvăm următoarele sarcini:
- să ia în considerare procedura de înregistrare a cazurilor: numerotarea fișelor de caz, întocmirea unei inscripții verbale și a unui inventar intern al dosarelor de caz, depunerea dosarelor și depunerea dosarelor;
- să ia în considerare procesul de înregistrare a cazurilor în OAO "Sibpribormash".
Capitolul 1 Bazele teoretice privind înregistrarea afacerilor
La formularea cazurilor, trebuie respectate următoarele reguli generale:
· Puneți numai documente executate în cazul respectiv, în conformitate cu rubricile din cazurile din nomenclatură;
· Gruparea documentelor dintr-un an calendaristic în cauză, cu excepția cazurilor de rulare;
· Separarea separată în documentele de documente a perioadelor de depozitare permanentă și temporară;
· Documentele care trebuie returnate, copiile inutile, schițele nu trebuie plasate în cazul respectiv;
· Volumul nu trebuie să depășească 250 de coli.
· Dacă există în mai multe volume (părți) numărul (index) și titlul cazului sunt puse pe fiecare volum cu adaos de „Vol. 1“, „Vol. 2“ etc.
Numerotarea casetelor și compilarea unei inscripții verbale.
Numerotarea foilor în cazuri este efectuată pentru a asigura ordinea de aranjare a documentelor după sistematizare și pentru a asigura siguranța acestora.
Numărați toate foile din dosar, cu excepția unui inventar intern și a unei inscripții verbale.
Fișele din inventarul intern sunt numerotate separat.
Numerotarea foilor se face în formă extinsă.
În colțul din dreapta sus, fără a atinge textul documentului, creionul de grafit negru este marcat cu un număr de serie.
Foile pliate sunt desfăcute și numerotate în colțul din dreapta sus.
De asemenea, numerotați o foaie de orice format, cusută pe o margine. Foi de format mare (mai mult de A4) nu pot fi cusute în mijlocul mijlocului.
Desene, diagrame, fotografii și alte materiale ilustrative, care sunt într-o foaie separată, numerotate pe partea din spate colțul din stânga sus.
Foaia pe care sunt lipite permanent documentele este numerotată ca o singură coală: în colțul din dreapta sus.
Plicurile cu atașamente sunt numerotate după cum urmează: în primul rând plicul, apoi alternativ fiecare atașament.
Documentele cu numerotare proprie nu pot fi numerotate dacă coincide cu aranjamentul ordinar al foilor din dosar.
Fișele de cazuri constând din mai multe volume sau părți sunt numerotate separat în fiecare volum.
Dacă s-au făcut greșeli individuale în timpul procesului de numerotare, este permisă utilizarea numerelor de litere. De exemplu, în cazul în care două foi consecutive sunt numerotate cu același număr, sau foi sărite în timpul numerotarea, putem aplica numerele cu litere.
Cu un număr mare de erori în numerotarea foilor, ele sunt renumerotate. În același timp, numerele vechi sunt clar încrucișate cu o linie înclinată și un nou număr este plasat în continuare. La acest caz se constituie o nouă inscripție. Vechea inscripție este trasă și ținută în afaceri.
O inscripție verificatoare pe coperta cazului sau cifra de afaceri netă a ultimei foi a cauzei este interzisă.
Orice caracteristică a numerotării este prevăzută în inscripția verbală a cazului.
O inscripție verbală se face după terminarea numerotării casetelor. Prezenta sa in cazul este necesara pentru a explica numarul de foi si fixarea caracteristicilor de numerotare.
caz Sheet-martor pot fi fabricate în avans, folosind arta set-zhitelnoy și închisă într-un caz ultima foaie înainte de liant sau liant.
Dacă cazul a fost întrețesut sau cusut, foaia de martor este lipită peste partea superioară din interiorul capacului casetei.
În cărțile de asigurare inscripție pe partea din spate a Urmă zero, în fișiere - pe o foaie de format de card, în reviste de pe ultima pagină a revistei sau ultima pagină a revistei sau ultima foaie curată.
Dacă este necesar, foaia de martor poate fi lipită pe interiorul copertei cărții sau revistei.
În inscripția verbală indicați:
· Numărul cazului la care este alcătuită inscripția;
Numărul (în cifre și în cuvinte) al foilor numerotate;
· Numărul foilor de inventar intern (dacă este disponibil); separat, prin semnul "+";
· Numere de foi de scrisori și numere ratate;
· Numere de foi cu desene lipite, fotografii, diagrame, decupaje etc .;
· Numere de foi cu desene lipite, fotografii, diagrame, decupaje etc .;
· Numere de desen, fotografii, etc;
· Numărul de plicuri cu atașamente și numărul de atașamente;
· Numere de foi și foi deteriorate, cu alte caracteristici;
· Poziția inițiatorului cu transcrierea semnăturii;
Toate modificările ulterioare ale stării fizice și ale compoziției cazului sunt reflectate în inscripția de verificare.
Dacă este necesar, creați o nouă inscripție cu referire la actul corespunzător. Vechea inscripție este traversată în același timp, dar rămâne în afaceri.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: