Legislația modernă impune înregistrarea unui număr mare de documente care înregistrează diferite aspecte ale relațiilor de muncă dintre angajat și angajator. Aproape oricare dintre ele pot fi solicitate în timpul inspecției de către Rostrudinspecția. Dezvoltarea și înregistrarea gamei principale de astfel de documente este necesară pentru serviciul de personal al întreprinderii.
Documentarea structurii și personalului întreprinderii
Structura și personalul
Documentul, care stabilește lista unităților structurale în ordinea importanței pentru viața întreprinderii. În cadrul unităților structurale, lista posturilor este indicată în ordinea subordonării cu indicarea în coloana separată a numărului de unități de personal pentru fiecare post. Serveste ca baza pentru personal
Documentul, care stabilește lista unităților structurale, posturilor (în ordinea specificată mai sus), precum și numărul de posturi pentru fiecare post, salariu, taxă suplimentară, fond lunar de salarizare, atât pentru posturi individuale, cât și pentru organizație în ansamblu.
Înlocuirea posturilor sau a personalului (în practică pot fi utilizate și alte denumiri)
Forma de lucru a mesei de personal, în care sunt înscrise inițialele și numele angajaților care ocupă posturile prevăzute în tabelul de personal.
După cum se prevede la articolul 8 din Codul muncii al Federației Ruse, "angajatorul acceptă reglementări locale care conțin normele dreptului muncii, în limitele competenței sale, în conformitate cu legile și alte acte normative, un contract colectiv, acorduri".
Reglementări locale interne
Programul sărbătorilor (formularul T-7).
Acesta este folosit pentru a reflecta informații despre timpul de distribuire a vacanțelor plătite anual ale angajaților din toate diviziile structurale ale organizației pentru un an calendaristic de luni. Programul este aprobat de angajator cu cel puțin două săptămâni înainte de venirea anului calendaristic (ținând seama de opinia organului sindical ales al organizației) și este obligatoriu atât pentru angajator, cât și pentru angajat.
Documentul conține următoarele cerințe: numele unității structurale; profesie (funcție) în funcție de programul personalului; numele, prenumele, patronimul angajatului; numărul de personal; numărul de zile de concediu, data planificată și reală de începere, precum și motivele pentru transferarea concediului și data concediului preconizat dacă acesta este transferat.
Ordine privind acordarea de concediu salariatului (formularul T-6, T-6a).
Este folosit pentru a înregistra și a înregistra concediile acordate angajaților în conformitate cu legislația, convenția colectivă, actele de reglementare locale ale organizației, un contract de muncă. Conține numele, numele, patronimul angajatului, numele profesiei (postul); numele unității structurale; tipul de concediu (plătit anual, educațional, fără plată etc.); perioada de muncă pentru care se acordă concediu plătit anual; durata concediului, data începerii și încetării acestuia.
Notă-calculul acordării de concediu salariatului (formularul T-60).
Utilizat în organizații ne-bugetare pentru a calcula salariul datorat angajatului atunci când i se acordă un concediu anual plătit sau altul. Partea frontală a notei de calcul conține aceleași informații ca și ordinul de acordare a concediului angajatului, este completat de angajatul departamentului de personal și este transferat departamentului contabil pentru a calcula și completa partea inversă a documentului specificat.
Sarcina oficială de a trimite la o călătorie de afaceri și raportul privind punerea sa în aplicare (formularul T-10a)
Ordonarea (ordonarea) direcției angajatului (angajaților) într-o călătorie de afaceri (Formular T-9, T-9a)
Ele sunt utilizate pentru a înregistra și înregistra direcția angajatului într-o călătorie de afaceri. Conține numele de familie, prenumele, patronimicul angajatului trimise într-o călătorie de afaceri; numele profesiei (poziția), denumirea unității structurale; locul de destinație (țară, oraș, organizație), durata călătoriei de afaceri, datele de începere și terminare a acesteia. Dacă este necesar, sunt indicate sursele de plată pentru sumele cheltuielilor de călătorie, alte condiții pentru trimiterea unei călătorii de afaceri.
Certificat de călătorie (Formular T-10).
Este un document care certifică timpul petrecut într-o călătorie de afaceri (ora de sosire și de destinație și ora plecării). La fiecare destinație, se fac note cu privire la ora sosirii și plecării, care sunt certificate cu semnătura oficialului responsabil și a sigiliului. După ce sa întors de la o călătorie de afaceri, angajatul este transferat departamentului contabil.
Ordine privind promovarea angajaților (formularul T-11, T-11a)
Acesta este folosit pentru înregistrarea și contabilizarea recompenselor în muncă.
Departamentul de personal al întreprinderii pregătește și execută ordine de schimbare a datelor biografice și biografice, înlocuirea angajaților temporar absenți (articolul 74 din LC RF).
Departamentul de Resurse Umane documentează, de asemenea, atestarea personalului, personalul și numerele. Pregătește documente legate de schimbarea orelor de lucru: comenzi pentru a lucra în weekend; pentru munca cu jumătate de normă, cu jumătate de normă.
Serviciul de personal întocmește impunerea angajaților sancțiuni disciplinare prevăzute la articolul 192 din LC RF și așa mai departe.
Baza pentru emiterea de ordine sunt diferite tipuri de documente. Acestea sunt: cererile de concediu și concedierea lucrătorilor; acte; Note explicative; memorandumuri în numele capului; Acte care dovedesc, de exemplu, încălcări ale disciplinei muncii.
La cererea salariatului pentru prezentare către organizații terțe, departamentul de personal emite certificate privind locul de muncă, timpul de lucru în organizație, funcția deținută; copii și extrase din cărțile de muncă, ordinele de personal și alte documente privind personalul.
departamentul de resurse umane este în corespondență cu expulzarea cărților de muncă, care sunt trimise prin e-mail numai pe baza cererii angajatului, refacerea vechimii în emiterea unui card de înregistrare duplicat de lucru, identificarea cauzelor de absență și de localizarea angajatului nu reușește să apară pentru muncă, și așa mai departe. d.
Departamentul de personal ține evidența înregistrărilor personalului și folosește următoarele formulare de înregistrare:
- registrul contractelor de muncă;
- registrul de ordine pentru admiterea, transferul și concedierea salariaților;
- registrul de ordine de acordare a concediului;
- registrul comenzilor privind călătoriile de afaceri ale angajaților;
- înregistrarea certificatelor de călătorie;
- registrul sarcinilor de serviciu;
- un registru al reglementărilor locale;
- cartea contului de circulație a cărților de muncă și frunze libere pentru ei;
- registrul ordinelor privind stimulentele și sancțiunile disciplinare;
- jurnalul de eliberare a certificatelor de personal;
- registrul concediilor medicale *.
* privind procedura de înregistrare și întreținere a formularelor de înregistrare a documentației pentru personal va fi descrisă într-un articol separat al rubricii noastre.
Începeți cu cele mai importante
De fapt, se poate dovedi că organizația nu are nici măcar jumătate din documentele din lista pe care le-am dat. Desigur, într-o zi este aproape imposibil să dezvolți, să formalizați și să implementați toate aceste documente. Este necesar să evidențiem cele mai importante și prioritare poziții din această listă și să continuăm proiectarea acestora.
Incepe prin a face o listă a personalului și programul de vacanță, lăsați-l va avea loc după termenul limită specificat în Codul Muncii al Federației Ruse (în conformitate cu articolul 123 din Codul Muncii calendarul sărbătorilor se face „nu mai târziu de două săptămâni înainte de anul calendaristic“), dar mai bine mai târziu , decât niciodată. Apoi, aveți nevoie pentru a verifica prezența contractelor cu lucrătorilor, disponibilitatea și exactitatea de admitere și de transfer de ordine, înregistrări de muncă. Obține contracte de busteni de munca, registrul de comenzi pentru admitere, transferul, concedierea angajaților în organizația dumneavoastră. Înregistrați contul cărților de muncă.
Apoi, trebuie să începeți sau să completați cartele personale T-2. În același timp, nu este recomandat să încercați documentarea documentelor înapoiate. Orice verificare va dezvălui cu ușurință falsificarea lor. Documentul este datat în momentul înregistrării sale, însă în textul documentului, de exemplu un formular T-2, este indicată data reală (în cazul în care se face referire la cea anterioară) data primirii angajatului pentru muncă. La stabilirea datelor de admitere și de transfer, puteți apela la ajutorul departamentului de contabilitate și puteți solicita reconcilierea și specificarea datelor conturilor personale ale angajaților.
În același timp, este foarte important să nu începeți lucrările actuale: înregistrarea documentelor pentru angajații nou-acceptați, transferați sau concediați în condițiile stabilite strict de Codul Muncii al Federației Ruse și cu respectarea tuturor regulilor de evidență.
După aceea, puteți începe să compuneți, să proiectați și să implementați reglementările locale. Amintiți-vă că aceasta este o muncă serioasă, foarte responsabilă și consumatoare de timp, deoarece aceste documente conțin "norme de drept al muncii" (articolul 8 din LC RF). Din punct de vedere calitativ, dezvoltarea și punerea în aplicare a descrierilor postului, chiar și cu un mic angajat al angajaților în trei zile, este imposibilă.
La ordonarea în documentația personalului organizației, fiti foarte atenți la distrugerea documentelor referitoare la personal. Contractele de muncă, ordinele de admitere, transferul, concedierea, cardurile personale ale formularului T-2, conturile personale ale angajaților, dosarele personale și formularele de înscriere la documentele specificate au o durată de valabilitate de 75 de ani. Cărțile de muncă nerevendicate și o carte cu cărți de muncă și inserții pentru ele sunt păstrate timp de 50 de ani. Condițiile de păstrare a documentelor pentru personal sunt stabilite prin Lista documentelor de management standard formate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele de stocare. Toate aceste documente trebuie trimise în arhivă.
Trimiteți-le prietenilor: